Sociala normer

En verksamhet som vill ändra kontorsutformning eller som vill övergå till aktivitetsbaserade eller hybrida arbetssätt kan med fördel vända sig till en arbetsplatsstrateg för att säkerställa att övergången blir smidig, samt att det nya kontoret utformas på ett sätt som stöder medarbetarnas välmående och effektivitet. Lätt att göra rätt ingår som en av fem forskningsbaserade principer i Workplace Adequacy™ Framework, ett ramverk arbetsplatsstrateger kan använda sig av vid implementeringen av en verksamhetsanpassad arbetsplatsstrategi. Flera aspekter behöver beaktas för att kunna implementera denna princip i det strategiska arbetet, bl.a. behöver man ha i åtanke att det ska vara så lätt som möjligt att byta arbetsyta, något vi tidigare skrivit om i artiklar om 30-sekundersregeln, sömlös inkoppling och generella nudge. Ytterligare en faktor som är viktig att ha i åtanke är vilka sociala normer som finns på arbetsplatsen, något vi kommer att behandla nedan.

Normer om tillgänglighet

Sociala normer kan både knuffa individen mot önskvärda beteenden eller bli ett hinder för dessa. Exempelvis  kan normer om att man ständigt ska vara tillgänglig för sin grupp, kunder och chefer leda till att individen inte förflyttar sig till andra ytor än där hen vanligtvis sitter. I sådana lägen upplevs flexibiliteten som ett hot eller hinder för arbetet då man föreställer sig att det blir svårare att få tag på medarbetaren eller kollegan om hen förflyttar sig till olika ytor – och där tysta ytor upplevs som mest problematiska i och med att personen där kan vara helt oanträffbar. För att flexibiliteten inte ska upplevas som ett hot kan man arbeta med att öka tillgängligheten med hjälp av tekniska verktyg såsom chattverktyg, men även utvärdera vilken tillgång till varandra som arbetet kräver. Efter hur lång tid blir otillgängligheten ett problem? Hur påverkas arbetet om individen är otillgänglig 1 timme, 2 timmar eller en halv arbetsdag? Beroende på var gränsen går kan man använda tiden som en referensram för medarbetare att kolla chatten och inkorgen för att se om någon försökt nå hen. En timme är ofta en ganska bra riktlinje. Dels är vi vana vid tidsspannet då entimmesmöten är vanliga, dels är det bra med en liten bensträckare efter att ha fokuserat en hel timme.

Om det inte känns okej att göra sig otillgänglig för andra så kan det hjälpa att tänka kring fokusarbete som möten med sig  själv. Vi tar sällan kontakt med andra när de sitter i möten. Behöver man få något gjort som kräver fokus, behövs egentid för det. Efter en timme kan man besvara mail, chatten eller telefonsamtal och därefter fortsätta fokusera, alternativt förflytta sig till sin hemvist eller till en annan zon.

Viktigt att följa överenskommelser

Andra normer som kan uppstå berör till vilken grad man följer överenskommelser i olika zoner. Om vissa medarbetare börjar bryta mot överenskommelser kan andra  följa efter. Så småningom når man ett stadium där de nyttiga strukturerna man skapat kring arbetsplatsen förfallit och arbetsplatsen slutar att fungera som det var tänkt. Därför är det viktigt att med olika insatser vidmakthålla önskade beteenden. Detta gäller särskilt direkt efter en förändring då nya vanor inte hunnit etablera sig.

Utvärdera överenskommelser

Ibland slutar medarbetarna att följa överenskommelser för att de inte är funktionella. Exempelvis kan bristen på avskilda ytor medföra att man genomför bokade digitala möten i en orange zon, eller så kan oron för att inte finna ett nytt skrivbord göra att man inte följer clean desk policyn. När överenskommelserna inte är funktionella får de ofta snabbt många avhoppare. I sådana lägen är det bra att ta ett steg tillbaka och fundera över om det är något man behöver ändra för att få till önskade beteenden. Kanske behövs tydligare information, träningsinsatser eller en annan möblering. Ytan kanske känns trång eller är för öppen, i förhållande till det  den är avsedd för. Hör gärna med medarbetarna vad det är som gör att ytan inte används som tänkt. Detta kan göras genom intervjuer eller genom en enkät om man önskar bredare underlag. Kan man  komma fram till en lösning tillsammans, ökar sannolikheten att ändringen blir lyckosam.

Läs mer

Läs mer som 30-sekundersregeln, sömlös inkoppling och nudge, som är de andra aspekter man med fördel kan implementera för att principen Lätt att göra rätt ska kunna verkställas på ett kontor. De andra fyra principerna i ramverket kan du läsa om här.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.