Sv 
En 
Dela
Blog
För kognitivt krävande arbete verkar mindre öppna kontor vara mindre negativa än större öppna kontor, medan cellkontor inte automatiskt är det starkaste alternativet.
Det är en viktig påminnelse i en arbetsplatsdebatt som ofta fastnar i två läger: öppet kontor som samarbetsmotor eller cellkontor som självklar lösning för fokus.
En svensk studie av Aram Seddigh och kollegor visar en mer användbar verklighet. När prestation på kognitivt krävande uppgifter jämfördes mellan lugna förhållanden och normala arbetsförhållanden såg större öppna kontor sämre ut än mindre öppna kontor. Samtidigt kom cellkontor ut svagare än väntat.
Det betyder inte att alla öppna kontor är fel eller att cellkontor är dåliga. Det betyder att organisationer behöver fatta mer precisa beslut om vilken kontorsmiljö som faktiskt stödjer det arbete som ska göras.
Vad visar studien om öppna kontor och kognitiv prestation?
Studien undersökte hur prestation på kognitivt krävande uppgifter förändrades mellan en tyst baseline och normala arbetsförhållanden i olika kontorstyper: cellkontor samt små, medelstora och stora öppna kontor.
Den viktigaste slutsatsen var att större öppna kontor såg ut att ge större prestationstapp än mindre öppna kontor när uppgiften krävde koncentration. Det är i sig en tydlig signal mot alltför förenklade antaganden om att mer öppenhet automatiskt skapar bättre arbete.
Samtidigt visade resultaten något mer oväntat. Cellkontor framstod inte som ett självklart bästafall. Forskarna pekar själva på att fyndet behöver replikeras, men just därför är det användbart. Det tvingar bort organisationer från en ideologisk diskussion och tillbaka till frågan om vad arbetet faktiskt kräver.
Varför är större öppna kontor särskilt riskabla för fokusarbete?
Ju större det öppna kontoret är, desto större är sannolikheten för fler irrelevanta stimuli, fler samtidiga aktiviteter och fler avbrott som konkurrerar om uppmärksamheten. För arbetsuppgifter som kräver minne, koncentration och kognitiv precision blir den miljön därför svårare att hantera.
Det betyder inte att större öppna kontor alltid fungerar dåligt. Men det betyder att organisationer inte bör välja stora öppna lösningar främst av täthets- eller kostnadsskäl utan att samtidigt väga in påverkan på arbetsuppgifter där fokus är affärskritiskt.
Det är här många beslut blir för svaga. Workspace-kostnaden går att räkna snabbt. Prestationsförlusten är svårare att se direkt, men den kan bli minst lika viktig när miljön inte matchar arbetet.
Varför är cellkontor inte automatiskt den bästa lösningen?
Det mest intressanta i studien är kanske just att cellkontor inte framstår som ett okomplicerat facit. Forskarna såg resultat som tyder på att även cellkontor kan ha negativa effekter på prestation som i vissa fall liknar dem i stora öppna kontor.
Det gör inte studien till ett argument mot cellkontor. Men det gör den till ett argument mot för enkla slutsatser. Ett kontorsbeslut bör inte bygga på symboliska föreställningar om att stängt alltid betyder fokus och öppet alltid betyder samarbete.
En bättre slutsats är att kontorstyp måste väljas utifrån arbetets krav, störningsnivåer, arbetsmönster och vilka miljöer som behövs för olika uppgifter.
Vilka misstag gör organisationer när de väljer kontorstyp?
Det vanligaste misstaget är att jämföra kontorstyper som om de vore identiteter i stället för arbetsverktyg. Då blir beslutet ett ställningstagande för eller emot en typologi i stället för en analys av vilket arbete som ska stödjas.
Det andra misstaget är att låta täthet eller yteffektivitet väga tyngre än uppgiftspassning. Ett större öppet kontor kan se rationellt ut i kalkylen, men vara svagare i vardagen om medarbetarna ofta behöver göra kognitivt krävande arbete under normala arbetsförhållanden.
Det tredje misstaget är att fatta beslut om layout innan organisationen har definierat vilka arbetsmiljöer som verkligen behövs. Då blir diskussionen om öppet eller stängt för grov och för sen.
Hur ser ett bättre beslutsunderlag ut för kontorsdesign och fokusarbete?
Ett bättre beslutsunderlag börjar med att skilja på olika typer av arbete. Organisationen behöver förstå när miljön ska stödja koncentration, när den ska stödja koordination, och när den behöver hantera båda samtidigt.
Därefter behöver man analysera hur störningar faktiskt uppstår i dagens miljö, vilka grupper som påverkas mest och vilka alternativ som är realistiska inom verksamhetens ramar. Det är först då man kan avgöra om lösningen ligger i mindre öppna kontor, fler avskilda arbetsmiljöer, bättre zonering eller andra designavvägningar.
För svenska beställare är detta också en påminnelse om att kontorsdesign inte bör drivas som smakfråga. Det är ett beslut om hur den fysiska miljön påverkar arbetsförmåga, fokus och genomförbarhet i vardagen.
Vilka frågor bör ni ställa innan ni väljer mellan olika kontorstyper?
Innan ni går vidare bör ni kunna svara på följande:
- Vilka arbetsuppgifter i verksamheten är mest känsliga för distraktioner och irrelevanta stimuli?
- Var riskerar större öppna kontor att skapa prestationstapp som inte syns i ytkalkylen?
- Vilka delar av arbetet behöver avskildhet, och vilka behöver snabb tillgång till andra människor?
- Är beslutet om kontorstyp förankrat i arbetsplatsanalys eller i antaganden om vad som borde fungera?
Om de frågorna inte är besvarade blir valet av kontorsmiljö lätt ett designbeslut utan tillräcklig arbetslogik.
Nästa steg
Från kontorstypdebatt till bättre arbetsplatsbeslut
Om ni behöver ett tydligare beslutsunderlag för hur kontorsdesign påverkar fokus, prestation och arbetsmiljö är konsulttjänster inom arbetsplatsstrategi det mest direkta nästa steget. Där blir det lättare att koppla kontorstyp, arbetsmönster och verksamhetskrav till ett mer genomförbart vägval.
Om ni också behöver stärka metodstödet bakom beslutet går det vidare att läsa om arbetsplatsanalys och workplace insight tools, vad en arbetsplatsanalys behöver fånga, och om WeOffice.
Källa
Källa till artikeln: Journal of Environmental Psychology, “The association between office design and performance on demanding cognitive tasks”, publicerad 2015-05-09. URL: https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2015.05.001.
FAQ
Är öppna kontor alltid sämre för koncentration?
Nej. Studien pekar inte mot att alla öppna kontor fungerar dåligt, utan att större öppna kontor verkar vara mer problematiska än mindre öppna kontor för kognitivt krävande arbete. Det viktiga är därför inte bara om kontoret är öppet, utan hur stort det är och vad arbetet kräver.
Varför är större öppna kontor mer riskabla?
För att fler människor och fler samtidiga aktiviteter ofta innebär fler irrelevanta stimuli och större risk för distraktioner. När uppgifterna kräver koncentration kan det ge större prestationstapp än i mindre öppna kontor. Därför bör större öppna kontor inte väljas utan tydlig analys.
Betyder studien att cellkontor är en dålig lösning?
Nej. Den betyder att cellkontor inte automatiskt är den bästa lösningen i alla lägen. Forskarna såg oväntade resultat som behöver replikeras, men fyndet räcker för att visa att kontorstyp måste väljas mer nyanserat än genom enkla symboliska antaganden.
Hur bör man väga kostnad mot prestation i ett kontorsprojekt?
Ytkostnad och täthet är viktiga, men de får inte vara enda beslutsgrund. Om miljön försämrar koncentration eller uppgiftsprestation kan den totala kostnaden bli högre än kalkylen visar. Därför behöver kontorstyp kopplas till verksamhetens arbete, inte bara till fastighetslogik.
När är WeOffice relevant i den här typen av beslut?
WeOffice blir relevant när organisationen behöver strukturera vägval mellan olika kontorsmiljöer och koppla dem till arbetsmönster, verksamhetskrav och genomförbar förändring. Det gäller särskilt när diskussionen riskerar att bli en förenklad debatt om öppet eller stängt i stället för ett faktiskt beslutsunderlag.
