Så tar du rätt beslut i kontorsfrågan

Ett nytt kontor är sällan bara en fråga om adress, hyra och antal kvadratmeter. Det är ett beslut som påverkar arbetssätt, kostnader, samarbete, kultur, arbetsmiljö och organisationens förmåga att utvecklas över tid. Därför behöver kontorsfrågan behandlas som en strategisk fråga, inte bara som en lokalfråga.

Portally har intervjuat Dr. Aram Seddigh, grundare och vd för WeOffice, om hur företag kan fatta bättre beslut när de söker, byter eller omförhandlar kontor. Den ursprungliga artikeln finns att läsa hos Portally. Här utvecklar vi resonemangen ur ett WeOffice-perspektiv och visar hur arbetsplatsanalys och arbetsplatsstrategi kan skapa ett tryggare beslutsunderlag innan organisationen låser sig vid en lokal.

Snabbt svar: vad avgör ett bra kontorsbeslut?

Ett bra kontorsbeslut bygger på att organisationen först definierar vilken funktion kontoret ska fylla. Därefter behöver man analysera närvaro, arbetssätt, aktivitetsmönster, mötesbehov, fokusbehov, flexibilitet, kostnadsbild och förändringsrisk. Först när de frågorna är tydliga blir det meningsfullt att jämföra läge, hyra och kvadratmeter.

Den vanligaste fallgropen är att börja för sent med analysen. Då blir marknadens tillgängliga lokaler, hyran per kvadratmeter eller en generell ytnorm styrande, i stället för verksamhetens faktiska behov.

Börja med funktionen, inte med kvadratmetern

När företag börjar leta kontor hamnar hyran ofta först i beslutsprocessen. Det är lätt att förstå. Hyresnivåer går att jämföra, kvadratmeter är konkreta och lokaler kan rangordnas i en enkel tabell. Men det som är lätt att jämföra är inte alltid det som avgör om kontoret kommer att fungera.

Ett kontor med låg kvadratmeterhyra kan bli dyrt om ytan inte stödjer arbetet. Planlösningen kanske kräver stora anpassningar. Mötesrummen kanske inte räcker till. Läget kanske gör det svårare att få medarbetare till kontoret. Avtalet kanske låser organisationen vid en storlek som snabbt blir fel. Eller så finns ytor som ser bra ut i ritningen men inte används i vardagen.

Därför bör kontorsbeslutet börja med frågan: vad ska kontoret göra möjligt för verksamheten?

Det handlar bland annat om att förstå:

• vilket arbete som ska ske på kontoret
• när och varför medarbetare behöver vara på plats
• vilka aktiviteter som kräver fysisk närvaro
• hur mycket fokusarbete, möten, digital samverkan och informell kunskapsdelning kontoret behöver stödja
• vilken roll kontoret ska spela för kultur, ledarskap och onboarding
• vilka krav som finns på sekretess, teknik, ergonomi och tillgänglighet
• hur organisationen kan växa, minska eller förändra arbetssätt under avtalsperioden

När detta är tydligt kan hyran sättas i rätt sammanhang. Frågan blir inte bara vad kontoret kostar, utan vilket alternativ som ger bäst funktion, flexibilitet och totalekonomi över tid.

Arbetsplatsanalys gör kontorsfrågan mer konkret

En arbetsplatsanalys är ett sätt att översätta kontorsfrågan från antaganden till beslutsunderlag. Den hjälper organisationen att förstå hur arbetet faktiskt ser ut, vilka behov som finns i olika delar av verksamheten och vilka kompromisser som är rimliga.

På WeOffice arbetar vi ofta med arbetsplatsanalys innan lokalsök, omförhandling, ombyggnad eller större förändringar av arbetssätt. Analysen kan omfatta medarbetarundersökningar, workshops, intervjuer, närvarodata, observationer och genomgång av verksamhetens mål. Poängen är inte att samla in så mycket data som möjligt, utan att samla in rätt underlag för den beslutssituation organisationen står inför.

Om organisationen exempelvis funderar på att minska ytan behöver analysen visa mer än genomsnittlig närvaro. Den behöver visa variation mellan veckodagar, återkommande toppar, teammönster, mötesbelastning, fokusbehov och vilken risk organisationen är beredd att acceptera. Om organisationen i stället planerar ett nytt arbetssätt behöver analysen även fånga kultur, ledarskap, förändringsberedskap och vilka beteenden kontoret ska stödja.

Det är här arbetsplatsanalys blir grunden för arbetsplatsstrategi. Analysen beskriver nuläget och behoven. Arbetsplatsstrategin översätter detta till vägval, principer och konkreta krav på kontoret.

Läs mer om hur WeOffice ser på arbetsplatsanalys i artikeln När behöver man en arbetsplatsanalys?.

Hur mycket kontorsyta behövs egentligen?

Frågan om yta är ofta den mest laddade. För mycket yta binder kapital och skapar ineffektivt nyttjande. För lite yta skapar trängsel, irritation, fullbokade mötesrum och en upplevelse av att kontoret inte fungerar. I hybridorganisationer blir frågan ännu mer komplex eftersom närvaron ofta varierar kraftigt över veckan.

Tumregler om kvadratmeter per person kan vara användbara i ett tidigt samtal, men de ska inte ersätta analys. Två organisationer med lika många anställda kan behöva helt olika kontor. En verksamhet kan ha hög kontorsnärvaro, mycket koncentrerat arbete och många interna möten. En annan kan arbeta mer distribuerat, träffa kunder ofta och bara samlas vissa dagar.

En vanlig förenkling är att välja mellan två ytterligheter: att dimensionera kontoret för att alla alltid ska vara på plats, eller att dimensionera efter genomsnittlig närvaro. Båda kan bli missvisande. Det första leder ofta till överkapacitet. Det andra kan skapa underdimensionering på de dagar då kontoret faktiskt används mest.

Ett mer hållbart sätt är att dimensionera för en återkommande dag med hög närvaro, inte för extremtoppen och inte heller för medelvärdet. Det gör att kontoret kan klara den verklighet som återkommer ofta, utan att organisationen betalar för yta som nästan aldrig behövs.

I Workplace Adequacy™-ramverket är dimensionera rätt en central princip. Det innebär att kontoret ska vara tillräckligt robust för verkliga arbetstoppar och samtidigt undvika onödig yta som inte skapar värde. För att lyckas krävs en kombination av närvarodata och verksamhetsförståelse.

WeOffice kan stödja detta genom närvarodata, scenariojämförelser och arbetsplatsstrategi som kopplar yta till funktion.

Flexibilitet handlar om mer än kort avtalstid

När företag efterfrågar flexibilitet tänker många på kortare avtal, möjlighet att säga upp yta eller snabb inflyttning. Det är viktiga aspekter, men flexibilitet i kontorsfrågan är bredare än så.

Ett flexibelt kontorsbeslut minskar risken att organisationen låser fast sig i antaganden som snabbt blir fel. Det kan handla om:

• avtalstid och uppsägningstid
• möjlighet att expandera i samma fastighet
• möjlighet att dela eller hyra ut delar av ytan
• hur enkelt lokalen kan byggas om
• om möblering, teknik och rumstyper kan anpassas över tid
• hur väl kontoret kan stödja både tillväxt och förändrade arbetssätt

För mindre företag kan flexibilitet vara viktigare än lägsta möjliga kvadratmeterhyra. Ett bolag med 15 anställda bör ofta undvika att bygga fast sig i en lokal baserad på en tillväxtprognos som ännu är osäker. För större organisationer handlar flexibilitet ofta mer om portföljstrategi, scenarioarbete och att undvika stora felinvesteringar.

I båda fallen blir arbetsplatsstrategin ett verktyg för att definiera vilken flexibilitet som faktiskt behövs, och vilken flexibilitet som bara låter attraktiv men inte löser organisationens risker.

Kontoret i hybridarbete: samarbete räcker inte

Efter pandemin har många organisationer försökt definiera kontorets roll i hybridarbete. Ofta lyfts kontoret fram som platsen för samarbete, kultur, innovation, onboarding och relationer. Det är viktiga funktioner. Men de räcker inte.

Om kontoret nästan bara utformas som en social och samarbetsorienterad plats, samtidigt som fokusmiljöer, avskildhet och återhämtning saknas, riskerar medarbetare att använda kontoret fragmenterat. De kommer in för möten, men åker hem för att få det koncentrerade arbetet gjort. På sikt kan även möten som skulle vinna på fysisk närvaro flyttas digitalt, eftersom människor försöker skydda sin fokustid.

Ett fungerande hybridkontor behöver därför stödja både samarbete och fokus. Det behöver erbjuda mötesrum, projektmiljöer och sociala ytor, men också tysta zoner, fokusrum, samtalsrum, bra digital mötesteknik och miljöer där människor kan arbeta en hel dag utan att bli dränerade.

WeOffice rapport Kontor och arbetssätt efter pandemin pekar på just denna balans. Kontoret kan vara en viktig plats för samarbete i hybridarbete, men bara om det också ger tillräckligt stöd för fokus, koncentration och avskildhet.

AI gör kontorsfrågan mer strategisk

AI förändrar inte bara verktygen vi använder. Det påverkar också vilka arbetsuppgifter som blir viktigast att göra tillsammans och vilka miljöer människor behöver för att skapa kvalitet i arbetet.

När AI kan ta över, förenkla eller förstärka delar av det rutinmässiga kunskapsarbetet blir människors arbete i högre grad kopplat till omdöme, tolkning, kreativitet, etik, prioritering och beslutsfattande. Det gör inte fokusarbete mindre viktigt. Tvärtom kan behovet av ostörd analys, granskning och kvalitetssäkring öka när medarbetare ska bedöma AI-genererat material och förstå konsekvenserna av olika vägval.

Samtidigt kan kontoret få en viktigare roll som plats för gemensam tolkning, lärande och samordning. AI kan göra individuellt arbete snabbare, men det gör inte automatiskt organisationen mer samspelt. För att tekniken ska skapa verkligt värde behöver människor fortfarande bygga gemensam förståelse, dela erfarenheter och fatta beslut som är förankrade i verksamhetens mål.

Därför bör AI ses som en del av arbetsplatsstrategin. Kontoret behöver i högre grad stödja:

• fokus och kognitivt krävande arbete
• digitala möten och hybrid samverkan
• gemensam analys av data och beslutsunderlag
• lärande mellan kollegor
• kreativa processer och komplex problemlösning
• konfidentiella samtal och strategiska diskussioner

Frågan är alltså inte om AI gör att organisationen behöver mer eller mindre kontorsyta. Den mer användbara frågan är vilka arbetsmoment som blir mer värdefulla att göra tillsammans, och vilka som kräver bättre förutsättningar för fokus och kvalitetssäkring.

Olika storlekar, olika risker

Organisationens storlek påverkar vilka risker som är viktigast i kontorsbeslutet.

För 10-20 anställda är flexibilitet, låg risk och snabbhet ofta centralt. Coworking, kontorshotell eller ett mindre eget kontor kan vara rätt beroende på behov av identitet, sekretess och stabilitet.

För 20-50 anställda börjar kontoret ofta spela större roll för kultur, rekrytering och samordning. Samtidigt kan verksamheten fortfarande förändras snabbt. Här blir det viktigt att granska avtalstid, expansionsmöjlighet, mötesrumskapacitet och om lokalen fungerar både för vardagsarbete och gemensamma dagar.

För 50-150 anställda blir arbetsplatsstrategin mer kritisk. Det räcker inte att räkna skrivbord. Organisationen behöver analysera aktiviteter, teammönster, ledarskap, hybridpolicy, teknikbehov och förändringsledning.

För organisationer med 150+ anställda blir kontorsfrågan ofta en ledningsfråga. Då krävs scenarier, närvarodata, intressenthantering, ekonomiska avvägningar och tydliga principer för hela arbetsplatsen eller kontorsportföljen.

Fem frågor innan ni väljer lokal

Innan organisationen går från lokalsökning till beslut bör ni kunna svara på fem frågor:

1. Vilken roll ska kontoret spela för verksamheten?
2. Hur ser närvaron ut idag, och hur mycket varierar den?
3. Vilka aktiviteter ska kontoret stödja bättre än idag?
4. Vilken flexibilitet behöver vi under avtalstiden?
5. Vilka beslut måste vara klara innan vi jämför kvadratmeter och hyra?

Om svaren är otydliga är risken stor att kontorsbeslutet styrs av det som är lätt att mäta, snarare än det som avgör om arbetsplatsen fungerar.

Om Aram Seddigh

Dr. Aram Seddigh är grundare och vd för WeOffice. Han är legitimerad psykolog och ekonom med en doktorsexamen i arbets- och organisationspsykologi, och hjälper organisationer att fatta bättre beslut om kontor, arbetssätt och förändring – med utgångspunkt i hur människor faktiskt arbetar snarare än i antaganden om ytan.

Läs mer om Aram Seddigh på WeOffice och Workplace Strategist.

Källa: Den här artikeln är en bearbetad version av en intervju som först publicerades av Portally — Så tar du rätt beslut i kontorsfrågan.

Portally är en svensk digital marknadsplats för kommersiella lokaler – kontor, coworking, lager och industri – som kopplar samman organisationer som söker lokal med lediga ytor i större svenska städer som Stockholm, Göteborg och Malmö. Läs mer på portally.com.