Sv 
En 
Dela
Blog
Av Dr. Aram Seddigh ·
När koncentrationskraven är höga blir valet av kontorstyp avgörande; cellkontor gav lägst distraktion och kognitiv stress, medan flexkontor mildrade delar av belastningen bättre än öppna kontor.
Det är en viktig korrigering av en kontorsdebatt som ofta blir för enkel. Många organisationer diskuterar fortfarande kontorstyp som om valet främst stod mellan öppet för samarbete eller stängt för fokus.
En svensk studie av Aram Seddigh och kollegor visar en mer användbar bild. För medarbetare med höga krav på koncentration ökade den upplevda distraktionen i nästan alla kontorstyper utom cellkontor. Den kognitiva stressen ökade också i nästan alla kontorstyper utom cellkontor och flexkontor.
Det betyder inte att en kontorstyp alltid är rätt. Det betyder att arbetsuppgifternas koncentrationskrav måste vara en tydlig styrsignal innan layout, täthet och zonering låses.
Vad visar studien om kontorstyp och koncentrationskrav?
Studien omfattade 1241 medarbetare från fem organisationer och jämförde sex kontorstyper i relation till distraktion, kognitiv stress, utmattning, depersonalisering, personlig effektivitet och allmän hälsa.
Det mest användbara resultatet är inte en allmän ranking av alla kontorstyper, utan samspelet mellan kontorstyp och behovet av koncentration i arbetet. Cellkontor var kopplade till lägre nivåer av distraktion och kognitiv stress. Flexkontor var kopplade till lägre distraktion än andra öppna kontor.
För gruppen med höga koncentrationskrav blev skillnaderna tydligare. De rapporterade mer distraktion i alla kontorstyper utom cellkontor, och mer kognitiv stress i alla kontorstyper utom cellkontor och flexkontor. Därför blir slutsatsen mer precis än den vanliga frågan om öppet eller stängt. Det avgörande är hur väl miljön passar arbetets kognitiva krav.
Varför ändrar koncentrationskraven vad som är en bra kontorslösning?
Det gör de därför att samma arbetsplats sällan används på samma sätt av alla roller. En miljö som fungerar för snabb samordning, projektavstämningar och löpande tillgänglighet kan vara svagare för arbete som kräver obrutna tankekedjor, minne, analys och återhämtning från störningar.
Om organisationen inte skiljer på dessa behov i beslutsunderlaget blir kontorstyp lätt en generell princip i stället för ett arbetsverktyg. Då riskerar öppna miljöer att bära för mycket fokusarbete, medan avskilda miljöer planeras utan tydlig koppling till vilka uppgifter som faktiskt behöver dem.
Det är också här många kontorsprojekt blir för grova. Man definierar en layout innan man har definierat vilka delar av arbetet som är mest känsliga för distraktioner och kognitiv belastning.
Varför är flexkontor intressanta i just den här studien?
Flexkontor framstår här som mer nyanserade än en vanlig öppen lösning. Studien kopplade flexkontor till lägre distraktion än andra öppna kontor, och för gruppen med höga koncentrationskrav såg de också bättre ut än andra öppna kontor när det gäller kognitiv stress.
Det betyder inte att flexkontor automatiskt fungerar väl. Men det visar att en mer varierad arbetsmiljö, där olika arbetslägen kan stödjas bättre, kan vara mer relevant än en enda stor öppen yta när fokusarbete är viktigt.
För beslutsfattare är det en viktig skillnad. Den praktiska frågan blir inte om arbetsplatsen ska vara modern eller flexibel i allmänhet, utan om den faktiskt ger rätt kombination av fokusmiljöer, tillgänglighet och valbarhet.
Vilka misstag gör organisationer när de väljer kontorstyp för fokusarbete?
Det första misstaget är att låta täthet eller standardiserad layout styra före arbetets krav. Då blir kontorstyp en fastighetslogik i stället för ett verksamhetsbeslut.
Det andra misstaget är att behandla fokus som en individuell fråga i stället för en arbetsmiljöfråga. Om högkoncentrerat arbete är centralt i delar av verksamheten måste det synas i hur miljöerna planeras.
Det tredje misstaget är att anta att öppna miljöer kan kompenseras senare med enkla tillägg. Om grundlogiken kring koncentrationskrav, störningar och tillgång till rätt miljöer är svag från början blir korrigering ofta dyrare och mindre träffsäker.
Hur ser ett bättre beslutsunderlag ut innan kontorstyp väljs?
Ett bättre beslutsunderlag börjar med att identifiera vilka roller och uppgifter som har höga krav på koncentration, och när under veckan de kraven faktiskt uppstår. Därefter behöver organisationen förstå vilka typer av störningar som är mest kostsamma: buller, rörelse, visuella avbrott, avsaknad av avskildhet eller ren kognitiv växling.
Sedan blir nästa steg att avgöra vilken kombination av miljöer som behövs. Behövs fler cellrum eller tysta fokusmiljöer? Behövs en mer fungerande flexlogik? Eller är problemet främst att öppna kontor används för fel typer av arbete?
Det är här arbetsplatsanalys blir nödvändig. Utan ett tydligt underlag blir kontorstyp annars ett allmänt designval, när det egentligen borde vara ett styrt beslut om hur verksamheten ska kunna arbeta bättre.
Vilka frågor bör ni ställa innan ni bestämmer kontorstyp?
Innan ni går vidare bör ni åtminstone kunna svara på följande:
- Vilka delar av arbetet kräver längst sammanhängande koncentrationstid?
- Var uppstår idag mest distraktion och kognitiv stress i arbetsmiljön?
- Vilka grupper behöver avskildhet varje dag, och vilka behöver den mer sällan?
- Är flexibla miljöer faktiskt valbara i praktiken, eller är de mest öppna ytor med nytt namn?
- Har ni beslutat om kontorstyp utifrån arbetsplatsanalys eller utifrån generell layoutpreferens?
De frågorna gör valet bättre eftersom de för in arbetets krav där debatten annars lätt fastnar i symbolik.
Nästa steg
Från koncentrationskrav till bättre kontorsbeslut
Om ni behöver ett tydligare beslutsunderlag för hur fokusarbete, distraktioner och kognitiv belastning ska påverka kontorsvalet är konsulttjänster inom arbetsplatsstrategi det mest direkta nästa steget. Där blir det lättare att koppla kontorstyp, arbetsmönster och verksamhetskrav till ett vägval som går att genomföra.
Om ni samtidigt behöver stärka metoden bakom beslutet går det vidare att läsa om arbetsplatsanalys och workplace insight tools, vad en arbetsplatsanalys behöver fånga, och om WeOffice.
Källa
Källa till artikeln: Journal of Environmental Psychology, “Concentration requirements modify the effect of office type on indicators of health and performance”, publicerad 2014-02-07. URL: https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2014.01.009.
FAQ
Är cellkontor alltid bäst för fokusarbete?
Inte i varje enskild situation, men i den här studien var cellkontor tydligast kopplade till lägre distraktion och kognitiv stress. Det gör dem särskilt relevanta när arbetsuppgifterna har höga krav på koncentration.
Betyder studien att öppna kontor fungerar dåligt?
Nej. Den visar att öppna kontor inte bör bedömas utan hänsyn till arbetets koncentrationskrav. För vissa arbetsmönster kan öppna miljöer fungera, men för högkoncentrerat arbete ser riskerna större ut.
Varför såg flexkontor bättre ut än andra öppna kontor?
Studien kopplade flexkontor till lägre distraktion, och för gruppen med höga koncentrationskrav också bättre utfall för kognitiv stress än andra öppna kontor. Det tyder på att variation och valbarhet kan vara viktiga, om de fungerar i praktiken.
Vad är kognitiv stress i ett kontorssammanhang?
Det handlar här om belastningen som uppstår när arbetet kräver mental kontroll samtidigt som miljön skapar fler störningar, avbrott eller konkurrerande stimuli än uppgiften tål. Då påverkas både upplevelsen av arbetet och förmågan att prestera.
När är WeOffice relevant i den här typen av beslut?
WeOffice blir relevant när organisationen behöver översätta koncentrationskrav, arbetsmiljö och kontorstyp till ett genomförbart beslutsunderlag. Det gäller särskilt när fokusfrågor riskerar att underordnas täthet, normlösningar eller för tidigt låsta layoutval.
