Dimensionering och beslutsunderlag

Hur dimensionerar man kontoret?

Att dimensionera kontoret handlar om att avgöra hur många och vilka typer av arbetsplatser som behöver fungera när verksamheten använder kontoret som mest inom normala variationer. Det handlar inte om total headcount i sig.

Dimensionering blir fel när organisationen räknar personer i stället för faktisk närvaro, variation och aktivitetsmönster. Ett kontor kan därför vara underdimensionerat trots att snittbeläggningen ser låg ut.

Den vanligaste feltolkningen är att medelvärdet räcker som beslutsunderlag. Det gör det inte. Om variationen ignoreras planerar organisationen ofta för en kontorsvardag som bara fungerar en del av tiden.

Vad betyder dimensionering av kontoret i praktiken?

Dimensionering av kontoret betyder att bestämma vilket antal skrivbord, mötesytor och andra arbetsmiljöer som behöver finnas för att arbetsplatsen ska fungera under verkliga förhållanden. Det är därför både en fråga om kapacitet och om typ av kapacitet.

Ett vanligt misstag är att reducera dimensionering till relationen mellan antal medarbetare och antal skrivbord. Det missar två saker. För det första behöver kontoret planeras för hur många som faktiskt är på plats, inte för hela personalstyrkan samtidigt. För det andra behöver även andra ytor än skrivbord fungera när efterfrågan är hög, särskilt mötesrum, fokusytor och samarbetsytor.

Rätt dimensionering handlar därför om hur många som kommer in, vilka aktiviteter de gör när de är där och vilka miljöer som måste fungera samtidigt.

För WeOffice är dimensionering en del av arbetsplatsstrategin, inte bara en planritningsfråga. Beslutet blir robust först när närvaro, aktivitetsmönster och arbetsmiljökrav hålls ihop.

Varför räcker inte headcount, medelvärde eller en enkel beläggningsmätning?

Headcount räcker inte eftersom alla medarbetare inte är på plats samtidigt. Medelvärdet räcker inte eftersom närvaron varierar från dag till dag och ofta mellan olika veckodagar. En enkel beläggningsmätning räcker inte eftersom den visar hur dagens ytor används, inte nödvändigtvis vilka ytor som kommer att behövas efter en förändring.

Om kontoret i genomsnitt har 60 procents närvaro men vissa dagar ligger betydligt högre, hjälper det inte att planera för 60 procent och hoppas att resten löser sig. Då fungerar arbetsplatsen kanske bra i slutet av veckan men blir trång och svag i början av veckan.

Beläggning är inte bevis. Det är bara en signal. Låg användning av skrivbord kan till exempel bero på att dagens skrivbord sitter i fel miljö för uppgiften, inte att behovet av ergonomiska skrivbordsplatser är lågt.

Vilka data behövs för att dimensionera rätt?

Den starkaste grunden är närvarodata över tid, helst från flera månader, kompletterad med förståelse för variationen kring medelvärdet. Det är den kombinationen som gör det möjligt att planera för normala toppar i stället för för en idealiserad genomsnittsdag.

Därutöver behövs aktivitetsanalys, eftersom olika arbetsuppgifter kräver olika typer av miljöer. Arbete som innebär informationsbearbetning, jämförelser och koncentration behöver ofta ergonomiskt välutrustade skrivbordsplatser. Samarbetsarbete kan i sin tur kräva andra ytor än traditionella mötesrum.

Beläggningsmätning kan vara värdefull som komplement när organisationen vill förstå hur dagens ytor används, men den ska användas med försiktighet om arbetssättet ska förändras. Den visar nuläget, inte nödvändigtvis behovet i den framtida lösningen.

Fyra steg till bättre dimensionering

1. Mät faktisk närvaro över tid i stället för att utgå från total personalstyrka.
2. Tolka variationen kring medelvärdet och identifiera normala toppar.
3. Koppla närvaron till aktivitetsmönster och vilka miljöer som måste fungera samtidigt.
4. Välj dimensioneringsnivå utifrån både buffertbehov och vilka beteenden organisationen faktiskt kan upprätthålla.

Hur påverkar clean desk policy behovet av skrivbord?

Clean desk policy påverkar dimensioneringen mer än många organisationer tror. Ju längre frånvaro som tillåts utan att skrivbordet behöver frigöras, desto fler skrivbord måste finnas för att undvika faktisk brist.

Det beror på att ett skrivbord kan vara upptaget utan att användas. En medarbetare som går från skrivbordet till möten, lunch eller andra aktiviteter kan fortfarande blockera platsen under stora delar av dagen. Då sjunker den effektiva tillgängligheten kraftigt även om aktivitetsanalysen visar att personen bara sitter vid skrivbordet en del av tiden.

Dimensionering behöver därför alltid göras tillsammans med ett tydligt ställningstagande om vilken clean desk policy som faktiskt kommer att gälla i praktiken. Om policyn är tillåtande behöver kontoret ta höjd för det. Om policyn är strikt behöver organisationen också vara realistisk om hur väl den faktiskt kommer att följas.

Hur kan man tänka i olika dimensioneringsnivåer?

En användbar modell är att välja dimensioneringsnivå utifrån både variation i närvaro och vilken grad av buffert organisationen behöver. En mer effektiv nivå ger högre yteffektivitet men ställer högre krav på strikt clean desk policy och att medarbetare använder touchdown-platser och andra alternativ vid toppar. En mer generös nivå skapar större robusthet men kräver mer yta.

Det centrala är inte att hitta ett universellt tal, utan att vara tydlig med vilken nivå man dimensionerar för och vilka beteenden den nivån förutsätter. Om organisationen i praktiken vill ge alla plats även under vanliga toppar behöver den också acceptera vad det kostar i yta och flexibilitet.

Rätt nivå beror därför på verksamhetens arbetssätt, variation, tillväxtplaner, tolerans för trängsel och hur mycket rörelse mellan olika zoner man vill möjliggöra.

Vilka missförstånd leder oftast till underdimensionering?

Ett vanligt missförstånd är att varje tomt skrivbord är ett bevis på överskott. Ett annat är att alla platser där en laptop kan öppnas bör räknas som likvärdiga arbetsplatser. Det stämmer sällan för mer krävande individuellt arbete.

Ytterligare ett misstag är att tro att mötesrum och andra ytor löser sig när skrivbordsantalet är rätt. Även mötesytor kan vara underdimensionerade. Det räcker alltså inte att räkna skrivbord om organisationen inte samtidigt förstår vilka aktiviteter som måste kunna ske under toppbelastning.

Det kanske viktigaste missförståndet är att dimensionering bara är en layoutfråga. I själva verket är den en strategisk fråga om vilka arbetsförutsättningar organisationen vill säkra över tid.

Vanligt missförstånd