Ramverket Workplace Adequacy™  

Ramverket Workplace Adequacy™ bygger på 5 evidensbaserade principer, beprövade verktyg (enkäter, workshops-material, dimensioneringsverktyg, och intervjuguider) och en strukturerad metodik för framtagning av arbetsplatsstrategi. Ramverket används för att kartlägga organisationens vision och förutsättningar samt kraven som arbetsuppgifterna ställer på medarbetarna. Metodiken ger en tydlig vägledning i hur nödvändig data för framtagning av arbetsplatsstrategi kan samlas in, tolkas och implementeras.  

Workplace Adequacy™ ramverket används som basen i utbildningen till Certifierad Arbetsplatsstrateg som tillhandahålls av oss på WeOffice. Mer om ramverket och forskningen bakom det kan du läsa i boken Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret: metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt.  

Nedan följer en kort beskrivning av ramverkets olika delar med vidare hänvisning som du kan välja att fördjupa dig i.  

Principerna 

Workplace Adequacy™ innehåller fem evidensbaserade principer som utvecklats för att ge arbetsplatsstrateger en förståelse för vilka aspekter som är viktiga att kartlägga och förhålla sig till vid framtagning av arbetsplatsstrategi. 

Principerna är Dimensionera rätt, Diversifiera, Underlätta samarbete, Ökad användbarhet och Insikt genom delaktighet.  

Dimensionera rätt 

Denna princip adresserar behovet av att skapa en arbetsplats som är dimensionerad för rätt antal personer – varken för få så att det uppstår trängsel eller för stort för att lokalen ska vara yt-ineffektiv och upplevas som tomt och öde. För att kunna göra det behöver man förstå antalet medarbetare som besöker kontoret en vanlig dag då många är på plats. Dimensioneringen är en av de bärande principerna som är svårt att kompensera för om det blir fel, särskilt om kontoret blir underdimensionerat.
Läs mer om Dimensionera rätt här. 

Diversifiera 

Diversifiering innebär att olika typer av ytor skapas för olika aktiviteter. Oavsett graden av flexibilitet som ska tillämpas på det framtida kontoret behöver alla arbetsplatser diversifieras. I traditionella kontor sker ofta diversifiering i sin enklaste form genom att man skapar mötesrum och lunchytor vid sidan av de fasta skrivborden. I flexibla kontor såsom aktivitetsbaserade arbetsplatser innebär diversifiering att man skapar en rad olika typer av ytor, alltifrån arbetsrum, samarbetsrum, mötesrum, skrivbordsplatser i öppna landskap, sociala ytor med mera. För att diversifiera kontoret rätt behöver man dels ta hänsyn till de fysiska miljöer som behövs för den tilltänkta arbetsplatsen dels skapa tillräckligt många av respektive typ av yta. Ett sätt att kartlägga detta behov är genom Workplace Adequacy™ enkäten samt workshopen Min dag på jobbet. Läs mer om Diversifiering här. 

Underlätta samarbete 

En arbetsplats bör vara ett nav för möten och interaktion. Men för att få till samarbeten behöver vissa grundläggande behov vara uppfyllda. Att endast införa ett flexibelt arbetssätt eller placera personer bredvid varandra leder oftast inte till önskade effekter. Man behöver göra mer, vilket fångas av denna princip. Nedan förklaras tre aspekter som leder till att organisationer får till önskade samarbeten.  

Avskildhet – En grundläggande aspekt för att få till samarbeten är att behovet av avskildhet för den enskilde behöver vara uppfyllt. Om behovet av avskildhet inte är uppfyllt kommer individen att på olika sätt försöka distansera sig från interaktion. Antingen kommer distanseringen ske mekaniskt genom att individen exempelvis sätter på sig hörlurar och gör sig otillgänglig. Ett annat sätt att göra sig otillgänglig för andra när behovet av avskildhet inte uppfylls på arbetsplatsen är att individen geografiskt ser till att befinna sig på en annan plats, exempelvis börjar arbeta hemifrån. Ett tredje sätt som individen kan distansera sig är att kognitivt försöka blockera ut information vilket är en process som är ansträngande för hjärnan och kan leda till stress och trötthet.

Förstå varför – En annan grundläggande aspekt för att skapa goda samarbeten är att individen behöver förstå behovet av att samarbeta med andra. Att enbart prata om att ökad samarbete kommer bidra till nytta för verksamheten leder sällan till önskade effekter, man behöver tydligt påpeka vilka delar av verksamheten som behöver öka sin interaktion, förklara varför det är viktigt och skapa organisatoriska strukturer för att få till önskade samarbeten.  

Den digitala och fysiska miljön – Till sist behöver den fysiska platsen och de digitala kanalerna vara utformade så att det är enkelt för medarbetare att mötas och samverka.  

Du kan läsa mer om principen Underlätta samarbete här. 

Ökad användbarhet 

Denna princip bygger på faktumet att vi människor har svårare att företa oss aktivister som är har en hög tröskelnivå. Om vi kan gena så gör vi oftast det även om en omväg hade haft mer fördelar. Därför behöver vi utforma en arbetsplats på så sätt så att önskvärda beteenden är enklast att genomföra. Detta innebär bland annat att arbetsplatsen behöver diversifieras så att önskvärda ytor finns i närheten av de ytor som medarbetare ofta kommer att utgå ifrån samt att tekniken fungerar sömlöst. 

Du kan läsa mer om Ökad användbarhet.  

Insikt genom delaktighet 

Denna princip fokuserar på behovet av att skapa delaktighet när en organisation ska ta fram en ny arbetsplatsstrategi. Delaktighet är inte enbart viktig för att skapa förutsägbarhet i processen utan är väsentligt för att man på ett effektivt sätt kunna samla in tillförlitlig information om de behov som förekommer på en arbetsplats. De facto bygger ramverket Workplace Adequacy™ på att redan från start och på ett systematiskt sätt samla in nödvändigt information genom delaktighet. Ramverket innehåller även metoder och verktyg för att just samla relevant data genom delaktighet. Dessa kommer redovisas nedan. Vill du fördjupar dig mer om Insikt genom delaktighet kan du läsa det här. 

Verktygen 

I ovan avsnitt har det redogjorts för de principer som en organisation behöver ta hänsyn till för att ta fram en ändamålsenlig arbetsplatsstrategi. För att adressera dessa principer så behövs ett underlag som redogör för visionen framåt, olika gruppers eller avdelningars särdrag och särskilda behov, ger vägledning avseende närvaron på arbetsplatsen, de aktiviteter som medarbetare utför, verksamhetens mobilitetsprofil samt som redogör för de samarbeten som sker mellan olika grupper.  

Inget verktyg eller aktivitet kan fånga alla dessa aspekter ensamt utan här behövs ett urval av aktiviteter för att fånga upp underlagen.  

I ramverket Workplace Adequacy™ används följande verktyg i kartläggningsarbetet, där varje verktyg fångar upp en eller flera av ovan nämnda underlag. 

Workshop med ledningsgrupp  

I denna workshop samlas ledningsgruppen bakom följande delar: 

1. Visionen med den nya arbetsplatsen – vad vill man uppnå med arbetsplatsstrategin och vad ska prägla den nya arbetsplatsen? 

2. Val av arbetssätt – vilken nivå av flexibilitet ska tillämpas på arbetsplatsen? 

3. Dimensioneringsnivån – hur väl dimensionerad ska kontoret vara? 

Fokusgruppsintervju med chefer på avdelningsnivå 

Under denna aktivitet fångas avdelningsspecifika och enhetsspecifika behov som är utöver de vanliga behov som förekommer på en arbetsplats. Genom en semi-strukturerad intervju fokuserar man på respektive avdelnings särdrag och behov som är utöver behov som är kopplade till vanligt förekommande arbetsplatstyper. Exempel fångar man här behov av arkiv, sekretess särskild utrustning och dylikt.  

Under utbildningen till Certifierad Arbetsplatsstrateg går vi i detalj igenom hela batteriet med frågor som du behöver få svar på.  

Fysisk miljöanalys 

Här får medarbetarna möjlighet att vara med och peka på de preferenser som de har för olika typer av ytor för olika aktiviteter. Den fysiska miljöanalysen inom Workplace Adequacy™ heter Min dag på jobbet.

Workplace Adequacy™ Survey 

Enkäter som är bra utformade och validerade ger möjlighet att på ett effektivt sätt samla in underlag från hela organisationen. De frågeområden som ingår i Workplace Adequacy™ survey har särskilt utvecklats för att förstå hur arbetsplatsens fungerar och för behovsanalys och framtagning av arbetsplatsstrategi. Enkäten finns i tre utföranden. Förstå nuläget för en nulägesanalys och för att följa upp en redan genomförd förändring, Kartlägg framtida behov – framtagning av arbetsplatsstrategi som används för att ta fram det underlag som behövs för framtagning av arbetsplatsstrategi och slutligen Led förändringen som kartlägger aspekter som är viktiga förstå för att underlätta resan till ett eventuellt nytt arbetssätt. Mer information om enkäten finner du på här. 

Närvarodata 

För att kunna dimensionera kontoret rätt så är närvarodata från inpasseringssystem mest tillförlitligt. Genom att begära ut data från systemet den gångna 60 till 90 dagarna får ni ofta en bra bild av dels vad medelnärvaron är från dag till dag, dels hur mycket närvaron varierar samt vad topparna är. Denna data går oftast att få ut tämligen enkelt och är oersättligt när det kommer till att dimensionera kontoret rätt.  

Metoden 

Om principerna ovan är som redskapen som du behöver för att baka ett bakverk är verktygen som ingredienserna som ska ingå i bakelsen. Det som nu återstår är nu kunskapen om hur du ska använda redskapen och blanda ingredienserna så att du får ett gott resultat. Workplace Adequacy™ ramverket ger även denna vägledning. Ramverket innehåller även en process för att samla in och analysera data. Ramverket möjliggör för arbetsplatsstrategen att styras av organisationens vision och dess förutsättningar samtidigt som hen kan ta fram ett verksamhetsanpassat strategi, baserat på den insamlade informationen. Mer om metoden kan du läsa om i boken Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret: metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt. 

Om Aram Seddigh 

Ramverket Workplace Adequacy™ har utvecklats av Aram Seddigh. Aram är doktor i arbets- och organisationspsykologi, leg. psykolog och ekonom. Efter sin disputation 2015 har Aram stöttat organisationer att ta fram och implementera arbetsplatsstrategier. Han är även en van föreläsare och workshopsledare. Aram är VD för WeOffice som har sitt säte i Sverige men som är verksamma i hela Europa. Mer information om Aram hittar du här.