Information om Workplace Adequacy™ Survey

Denna information är till dig som tillfrågats att delta i en enkätundersökning om kontorsmiljön från WeOffice AB, 556906-2382 (“WeOffice”).

Syftet med undersökningen är att samla in och analysera medarbetarnas svar avseende kontors- och arbetsmiljön samt aktivitetsmönster. Datan kommer användas för att bättre förstå den nuvarande arbetsmiljön, genomföra behovsanalys, framtagning av en arbetsplatsstrategi och/eller för att komma med förbättringsförslag om hur kontors- och arbetsmiljön kan förbättras.

Den personuppgiftsansvarige, WeOffice kan ha erhållit personuppgifter från deltagarna (exempelvis, för- och efternamn, e-postadress till arbetsplatsen, namn på den närmast ansvarige chefen, namn på avdelning samt arbetsenhet/team) från arbetsgivarens HR-avdelning. Som laglig grund för behandling av sådana uppgifter hänför sig WeOffice till att WeOffice behöver uppgifterna för att uppfylla sitt kontrakt med arbetsgivaren. Deltagare har dock även för dessa uppgifter rätt att använda sig av sina rättigheter under Dataskyddsförordningen (”GDPR”) såsom beskrivs vidare i WeOffices Privacy Policy på hemsidan www.weoffice.eu. Om du är osäker på vad för personuppgifter vi samlat in från dig är du välkommen att antingen kontakta oss eller din HR-avdelning.

För att uppfylla kontraktet med arbetsgivaren behöver WeOffice även behandla ytterligare personuppgifter (det vill säga samla in, använda, lagra och radera uppgifter som kan identifiera deltagare) som lämnas i samband med ifyllandet av enkäten. Insamlingen och behandlingen av sådana personuppgifter (exempelvis uppgifter om deltagarnas uppfattning av arbetsplatsmiljön, uppgifter om deltagarnas jobbaktiviteter, uppgifter om deltagarnas samarbeten med andra avdelningar hos arbetsgivaren samt därtill tillhörande uppgifter) görs mot bakgrund av deltagarnas informerade samtycke som legal grund för behandlingen. Det är frivilligt att delta i enkätundersökningen och deltagarna kan närsomhelst avsluta sitt deltagande, utan att behöva ange skäl. Sådant avslut av deltagande gör dock inte behandlingen av tidigare insamlade uppgifter olaglig. Deltagaren kan även välja att inte besvara enskilda frågor i enkäten.

WeOffice ber om ditt samtycke att behandla uppgifterna som efterfrågas i enkätundersökningen så att vi kan samla in data enligt informationen given i detta informationsbrev. Data som kommer att presenteras i kommande rapport, kommer att presenteras på gruppnivå så att enskilda deltagare inte kan identifieras.

Deltagarnas personuppgifter kommer att lagras på servrar hos Loopia AB, ett personuppgiftsbiträde till WeOffice (ingen data lagras utanför EU), i maximalt sex månader efter det att studien slutförts. Om du gett ditt medgivande kommer personuppgifterna raderas efter detta datum och svaren anonymiseras så att enskilda svar inte kan kopplas till specifika personer. De anonymiserade uppgifterna kan komma att användas tillsammans med andra anonymiserade uppgifter från liknande enkätundersökningar som jämförelsedata. Sådan data kommer endast redovisas på bransch- eller sektornivå. Om du inte gett ditt medgivande till att dina anonymiserade uppgifter sparas efter sex månader, kommer all din data att raderas efter detta datum.

Ni har bland annat rätt att begära ett registerutdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig, ni har rätt att begränsa vår behandling av dina personuppgifter, ni har rätt att få era personuppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”), rätt till data portabilitet (att få personuppgifterna flyttade) samt rätt att återkalla ert samtycke att behandla dina personuppgifter. Om era personuppgifter har raderats eller anonymiserats efter sex månader kan vi dock, efter denna tid, inte alltid fullt ut tillgodose en sådan begäran. För mer information om era rättigheter se: https://www.datainspektionen.se/lagar–regler/dataskyddsforordningen/de-registrerades-rattigheter/.

Ni har också rätta att framföra klagomål om ni anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen, sådant klagomål ska initialt framföras till info@weoffice.se, och om ni inte är nöjd med vårt svar, till datainspektionen@datainspektionen.se. Se mer här https://www.datainspektionen.se/vagledningar/for-dig-som-privatperson/klagomal-och-tips/.

_____________________

Aram Seddigh, Verkställande direktör WeOffice

personuppgiftsansvarig: WeOffice AB, 556906-2382, Torsplan 10, 113 65 Stockholm, www.weoffice.eu

Telefonnummer : 0046-739793663

E-post adress: info@weoffice.se eller aram@weoffice.se