Kontorstyp påverkar mer än kostnad. Därför blir öppet eller avskilt ett ledningsbeslut

Diskussionen om öppna kontor drivs ofta av kostnad, flexibilitet och symbolvärde. Forskningen visar en mer krävande verklighet. När fler människor delar samma arbetsmiljö sjunker inte bara upplevelsen av välmående, utan också arbetstillfredsställelsen, vilket gör valet av kontorstyp till en strategisk fråga och inte bara ett fastighets- eller designbeslut.

Därför blir valet av kontorstyp ofta för grunt

Många organisationer behandlar kontorstyp som en fråga om yteffektivitet och kultur. Då blir valet mellan öppnare miljöer, delade rum och mer avskilda lösningar snabbt binärt. Antingen ska kontoret signalera öppenhet och samarbete, eller så ska det ge mer avskildhet och struktur. Det som ofta saknas är en tydlig diskussion om hur olika kontorstyper faktiskt påverkar upplevelsen av att arbeta där.

Det är just där denna studie blir användbar. Den undersöker inte bara om människor gillar en viss kontorsform. Den testar också hur sambandet mellan kontorstyp och arbetstillfredsställelse delvis går via upplevd interaktion med kollegor och subjektivt välmående.

Det gör resultatet mer praktiskt för beslutsfattare. Frågan blir inte bara vilken typ av kontor som är billigast eller mest flexibelt, utan vilken kontorstyp som faktiskt hjälper verksamheten att fungera bättre över tid.

Vad studien faktiskt visar om öppna kontor, välmående och nöjdhet

Studien visar ett negativt samband mellan hur många kollegor som delar samma kontorsmiljö och medarbetarnas arbetstillfredsställelse. Medarbetare i små och medelstora öppna kontor rapporterade lägre nivåer av både upplevd interaktion med kollegor, subjektivt välmående och arbetstillfredsställelse än de som arbetade i cellkontor eller delade rum.

Det är ett viktigt fynd, eftersom öppna kontor ofta motiveras just med bättre kommunikation och enklare samspel. Här pekar resultaten i en annan riktning. När för många delar samma miljö verkar inte interaktionen automatiskt bli bättre. Den kan i stället bli sämre upplevd, samtidigt som välmåendet påverkas negativt.

Det betyder inte att alla öppna miljöer är fel. Men det betyder att antagandet om öppet lika med bättre samarbete är för svagt som beslutsgrund.

Varför detta blir en fråga om arbetsplatsstrategi

När kontorstyp påverkar både välmående och arbetstillfredsställelse räcker det inte att behandla frågan som en ren fastighetslogik. Den behöver in i arbetsplatsstrategi och i den tidiga definitionen av hur arbetet ska fungera på plats.

En organisation som väljer en öppnare kontorstyp utan att väga in avskildhet, arbetsro och upplevelsen av kontroll riskerar att få ett kontor som ser rationellt ut men fungerar sämre i vardagen. Det blir särskilt problematiskt när kontoret samtidigt ska stödja lärande, bedömning, känsliga samtal, chefsmöten och arbete som kräver längre koncentration.

Det är också därför frågan ligger nära arbetsplatsanalys. Utan tydlig kunskap om arbetssätt, integritetsbehov och belastning i olika team blir valet av kontorstyp lätt en generell norm i stället för ett välgrundat beslut.

Kostnadseffektivitet räcker inte som argument

Studien varnar uttryckligen för att beslutsfattare inte bara ska fokusera på kostnadseffektiv layout, flexibilitet och produktivitet. Det är en viktig korrigering, eftersom många kontorsprojekt fortfarande argumenterar som om lägre kostnad per person vore tillräckligt för att legitimera ett öppnare upplägg.

Problemet är att sådana kalkyler blir för korta om de inte samtidigt väger in vad sämre välmående, lägre nöjdhet eller svagare användbarhet gör med arbetsmiljön och verksamheten. Ett till synes effektivt kontor kan bli dyrt om det skapar mer friktion, svagare fokus eller större missnöje än väntat.

Det är samma typ av logik som behöver användas när organisationer går vidare med kontorsanpassning. Rätt beslut är inte alltid det som ser billigast ut i layoutskedet, utan det som fungerar bäst över tid.

Vanliga misstag när kontorstyp väljs på fel grund

1. Organisationen antar att mer öppenhet automatiskt ger bättre samarbete.
2. Den använder kostnad per arbetsplats som starkare beslutsfaktor än välmående och användbarhet.
3. Den testar inte vilka grupper eller arbetsuppgifter som riskerar att tappa mest på en öppnare miljö.
4. Den blandar ihop flexibilitet med att färre människor behöver avskildhet.
5. Den behandlar kontorstyp som ett designval i stället för ett verksamhetsbeslut.

Så ser ett bättre beslutsunderlag ut när kontorstypen ska väljas

Ett bättre beslutsunderlag måste jämföra olika kontorstyper utifrån hur de stödjer verkliga arbetsmönster, inte bara utifrån kapacitet och planlösning. Först då går det att avgöra var öppenhet hjälper, var den skadar och var mer avskilda miljöer behöver behållas eller förstärkas.

Det underlaget bör minst innehålla:

1. en bild av vilka arbetsmoment som kräver låg distraktion och hög integritet
2. en jämförelse mellan hur olika kontorstyper påverkar samspel, välmående och arbetstillfredsställelse
3. en avvägning mellan kostnadseffektivitet och faktisk användbarhet
4. en analys av vilka team eller roller som riskerar att påverkas mest negativt av ökad öppenhet
5. en plan för hur valet av kontorstyp ska följas upp efter inflyttning

Det är här WeOffice blir relevant. När organisationen behöver väga konceptval, arbetsmiljö och genomförbara nästa steg mot varandra behövs ofta scenariojämförelser, arbetsplatsstrategi och tydliga beslutskriterier innan ett nytt kontorskoncept låses.

Fyra frågor att ställa innan ni väljer mer öppen eller mer avskild kontorstyp

1. Vilka grupper behöver mer avskildhet än dagens eller den planerade miljön ger?
2. Vilken typ av interaktion vill ni faktiskt förbättra, och vad kräver den i praktiken?
3. Vad händer med välmående och arbetsro om fler personer delar samma miljö?
4. Vilken kostnad blir störst över tid: något högre yta eller sämre fungerande arbete?

Forskningen visar att kontorstyp påverkar mer än hur ytan organiseras. Den påverkar hur människor mår, hur de upplever arbetet och hur väl miljön faktiskt stödjer verksamheten. För organisationer som står inför nytt kontorskoncept betyder det att valet mellan öppet och mer avskilt inte kan tas på kostnadslogik ensam. Det måste bli ett tydligt ledningsbeslut om hur arbetet ska fungera.

Källa: Otterbring T., Pareigis J., Wästlund E., Makrygiannis A., Lindström A., The relationship between office type and job satisfaction: Testing a multiple mediation model through ease of interaction and well-being, Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, publicerad 2018.