Sv 
En 
Dela
Blog
Av Dr. Aram Seddigh ·
Dimensionera rätt är en av de fem principer som används för att vägleda arbetsplatsstrateger i framtagningen av arbetsplatsstrategi, när ett nytt kontor ska skapas eller ett befintligt behöver förändras. Ett rätt dimensionerat kontor leder till att medarbetare enkelt kan hitta en passande yta för aktiviteten eller rum efter behov.
Över- och underdimensionering
En lämplig strategi är att dimensionera kontoret för en vanlig dag då många är på plats. Utmaningen med dimensionering har att göra med att man varken vill över- eller underdimensionera kontoret. Underdimensioneras kontoret kan medarbetare uppleva att det är svårt att hitta en lämplig plats att jobba på, vilket gör att man kan börja hamstra platser. Man följer exempelvis inte en så kallad clean desk policy, då man är rädd att man inte ska kunna hitta en bra plats senare, eller så bokar man kanske mötesrum för möten längre fram som man inte vet kommer genomföras fysiskt, digitalt eller hybrid. Dessa beteenden blir som självuppfyllande profetior och leder till att underdimensioneringen accentueras. Om kontoret å andra sidan överdimensioneras kan det upplevas tomt och öde, vilket också kan medföra att medarbetare får svårare att finna varandra. Därför är det viktigt att dimensionera kontoret rätt.
Flexibla kontor mer komplicerade
Principen dimensionera rätt är viktig att applicera både när det gäller kontor med fasta platser och på flexibla kontor. På kontor med fasta platser styr exempelvis närvaron hur många mötesrum som behövs. Men på flexibla kontor blir det mer komplext, eftersom alla typer av ytor behöver tillföras korrekt. Därför är det extra viktigt att dimensioneringen blir rätt när du jobbar med att dimensionera just ett flexibelt kontor.
Vilka aspekter ska man då ta hänsyn till när man dimensionerar kontoret?
Närvaro
Det första man måste ta hänsyn till för att dimensionera rätt är närvaron. Försök med olika medel att förstå hur många av medarbetarna som brukar vara på plats en vanlig dag då många personer är på kontoret. Undvik fällan att endast utgå ifrån medelnärvaron och ta hänsyn till variationen som förekommer från dag till dag. En dimensionering baserad på hur många som i medeltal är på kontoret innebär att kontoret är underdimensionerat 50% av alla tillfällen. Data från inpasseringssystem ger ofta objektiv och tillförlitlig information, och kan begäras ut för en längre period.
Clean desk policy
På ett flexibelt kontor behöver medarbetare lämna en plats när hen inte kommer befinna sig där mer än en viss tid. På skrivbordsplatser i öppna ytor kan tiden variera mellan 30 min och uppåt. I ytor som tillgodosetts i ett mer begränsat antal kan man vara mer strikt med clean desk policy, och ha ungefär samma tillvägagångssätt som när det gäller mötesrum: nämligen att man städar rummet så fort man lämnar det. Dessa ytor kan till exempel vara flexibla arbetsrum eller digitala mötesrum.
Fördjupa dig
Under utbildningen till arbetsplatsstrateg får deltagarna lära sig mer om hur rätt dimensionering kan implementeras i praktiken och på vilket sätt detta samverkar med de andra fyra principerna vid utformningen av en arbetsplatsstrategi.
Referenser
Mosselman N, Gosselink AM, Beijer M, editors. Longterm effects of activity based working 2010.
Relaterade definitioner
Definitioner som ger sammanhang till right-sizing och kapacitetsbeslut
Artikeln blir mer användbar när dimensionering kopplas till närvarodata, hybridlogik och vad arbetsplatsstrategin faktiskt ska styra.
Vill du se hur dimensionering kopplas till strategi i ett bredare resonemang?
Vanliga frågor
Vad innebär det att dimensionera ett kontor rätt?
Att dimensionera rätt innebär att matcha yta, kapacitet och variation med organisationens verkliga behov. Det handlar inte bara om antal skrivbord utan om vilka aktiviteter kontoret ska stödja.
Vilken data behövs för rätt dimensionering?
Bra dimensionering bygger på närvarodata, beläggning, arbetsmönster, teamstruktur, mötesbehov, framtida förändringar och medarbetarnas behov av olika miljöer.
Hur undviker man att över- eller underdimensionera kontoret?
Man bör kombinera kvantitativ data med verksamhetsförståelse och scenarioanalys. Det minskar risken att planera för ett genomsnitt som inte fungerar i vardagen.
Många organisationer fastnar fortfarande i en för enkel fråga när de ska dimensionera kontoret: hur många människor har vi? Det är en begriplig fråga, men den leder sällan till ett tillräckligt bra svar. Kontor används inte med jämn intensitet, och arbete kräver inte samma resurser varje dag.
Den här artikeln förklarar varför rätt dimensionerad arbetsplatsstrategi handlar om variation, närvarodata, arbetssätt och risknivåer snarare än enkel beläggning eller total headcount. När dimensioneringen blir mer precis blir också kontoret mer användbart, mindre sårbart och bättre anpassat till verkligt arbete.
Varför rätt dimensionering inte handlar om ett enkelt snitt
Ett genomsnitt är användbart, men det räcker inte. Om ett team i snitt har 30 personer på plats säger det något viktigt om vardagen, men det säger inte hur ofta närvaron ligger långt över eller under detta värde. Det säger heller inte vilken nivå organisationen behöver klara för att kontoret ska fungera utan återkommande friktion.
Det är därför dimensionering måste bygga på både medelvärde och variation. Närvaron i ett kontor beter sig sällan som ett fast tal. Den rör sig upp och ned över tid. Om team bara designar för snittet riskerar de att skapa en arbetsplats som fungerar på papper men blir underdimensionerad så fort verksamheten når en normal dag med hög närvaro.
I arbetsplatsstrategi måste därför frågan vara större än hur många människor som finns i organisationen. Den måste handla om hur närvaron faktiskt fördelar sig över året och vilken nivå av robusthet som verksamheten behöver.
Vilka fel organisationer gör när de dimensionerar kontoret
Det första vanliga felet är att utgå från total headcount. Det leder ofta till överdimensionering i hybridmiljöer där alla sällan är på plats samtidigt. Det andra är att gå till motsatt ytterlighet och dimensionera nästan mekaniskt efter ett genomsnitt, utan att ta hänsyn till toppar, dalar och daglig variation.
Ett tredje fel är att behandla alla arbetsytor som om de följde samma logik. Skrivbord, mötesrum, samarbetsytor och sociala ytor påverkas av olika aktivitetsmönster. Därför räcker det inte att tala om ett generellt beläggningstal för hela kontoret.
Det fjärde felet är att bortse från policy och beteende. Om clean desk-logiken är strikt frigörs skrivbord snabbare när människor går till möten. Om policyn är mer tillåtande hålls platser upptagna även när de inte används. Samma närvarodata kan därför leda till olika dimensioneringsbehov beroende på hur arbetsplatsen faktiskt används.
Hur dimensioneringsnivåer ändrar beslutet
En mer användbar modell är att arbeta med dimensioneringsnivåer. I Workplace Adequacy™-logiken motsvarar nivåerna olika kombinationer av medelvärde och standardavvikelse. Det gör det möjligt att välja vilken grad av robusthet organisationen behöver i stället för att låtsas att det finns ett enda rätt tal.
Den effektiva nivån planerar för medelvärdet plus en halv standardavvikelse och täcker ungefär 69 procent av arbetsdagarna. Den rymliga nivån planerar för medelvärdet plus en standardavvikelse och täcker cirka 84 procent av dagarna. Välförsedd planerar för plus 1,5 standardavvikelser och närmar sig 93 procent. Generös planerar för plus två standardavvikelser och täcker cirka 98 procent.
Poängen med dessa nivåer är inte matematiken i sig. Poängen är att dimensioneringsbeslut blir tydligare när team uttryckligen väljer vilken risknivå de accepterar och hur ofta kontoret ska vara fullt ut rätt dimensionerat.
Hur närvarodata och variation ger bättre precision
När team följer faktisk närvaro över tid går det att se både medelvärde och spridning. Standardavvikelsen blir då inte en teknisk detalj utan ett mått på hur osäker eller stabil vardagen faktiskt är. Ju större variation, desto mer sårbar blir en alltför snäv dimensionering.
Det gör att team kan tala mer precist om skillnaden mellan en vanlig dag, en hektisk dag och en verklig toppdag. De kan också undvika att bygga hela kontorslogiken på undantag eller på alltför optimistiska antaganden om närvaro.
Data blir särskilt värdefull när den kombineras med förståelse för aktiviteter. Hur stor del av dagen går till individuellt skrivbordsarbete? Hur mycket samarbete sker vid skrivbord i stället för i särskilda samarbetsmiljöer? Hur mycket tid går till möten? Utan den kopplingen blir dimensioneringen lätt för grov.
Hur arbetssätt och clean desk policy påverkar dimensioneringen
Ett tydligt exempel är när ett team har 50 medarbetare, 30 personer i genomsnitt på plats och en standardavvikelse på 6. Om organisationen väljer den effektiva nivån blir det 33 skrivbord. Det kan vara tillräckligt under en strikt clean desk-policy, där platser frigörs så snart människor lämnar dem.
Men om policyn blir mindre strikt förändras situationen snabbt. Skrivbord kan då vara upptagna utan att vara använda, vilket gör att människor som faktiskt behöver en plats inte hittar någon. Samma kontor kan alltså upplevas som rätt dimensionerat i en logik och underdimensionerat i en annan.
Detta visar varför dimensionering aldrig får vara frikopplad från arbetssätt. Policy, beteenden och rumsanvändning måste analyseras före beslutet, inte efteråt.
Hur buffertar och flexibilitet skyddar strategin över tid
Stark dimensionering handlar inte bara om dagens behov. Den måste också tåla förändring. När närvaromönster skiftar, team växer eller arbetssätt utvecklas behöver kontoret kunna bära detta utan att snabbt bli för trångt eller onödigt dyrt.
Det är här buffertar och flexibilitet blir viktiga. En viss marginal kan vara strategiskt klok om verksamheten växer, om ledningen vill minska risken för toppdagsproblem eller om clean desk-policyn sannolikt kommer att vara mindre strikt i praktiken än i teorin.
Flexibilitet handlar också om hur skrivbord, arbetsrum och samarbetsytor kan omfördelas över tid. Ett rätt dimensionerat kontor är inte bara ett kontor med rätt antal platser idag. Det är ett kontor som kan bära framtida variation bättre än ett alltför låst upplägg.
Vad ni bör göra annorlunda i nästa dimensioneringsbeslut
Om ert team vill dimensionera mer datadrivet bör ni börja med fyra steg.
För det första: sluta använda total headcount eller enkelt genomsnitt som ensam beslutsgrund.
För det andra: analysera både medelvärde och variation i närvaron, och välj en tydlig dimensioneringsnivå utifrån verksamhetens riskaptit.
För det tredje: koppla dimensioneringen till aktivitetsdata, arbetssätt och clean desk-policy.
För det fjärde: bygg in viss flexibilitet så att strategin tål förändrade närvaromönster och nya behov över tid.
Då blir dimensioneringen inte en sparövning eller en gissning. Den blir en mer precis del av arbetsplatsstrategin.
