Närvaromätning

En av de viktigaste komponenterna som arbetsplatsstrategin behöver adressera är hur många personer kontoret ska dimensioneras till. Detta är särskilt viktigt för flexibla kontor såsom för aktivitetsbaserade och agila arbetsplatser. Om kontoret inte är korrekt dimensionerat kan det antingen upplevas för öde och tomt eller alltför trångt. I och med att hyreskontrakten oftast skrivs för en längre period, leder en felaktig dimensionering till att verksamheten blir låst till en lokal som antingen är ytineffektiv eller som inte möter medarbetarnas behov. För att beräkna vilka dimensioner ett kontor behöver ha är det viktigt att ha konkret kännedom om medarbetarnas närvaro.

Olika sätt att mäta närvaro

Närvaro kan mätas på olika sätt. Ett sätt för ett kontor där det finns någon form av inpasseringssystem är att samla in hur många personer som varit på plats under en viss tidsperiod. Detta fungerar oftast bra när man kan vara säker på att personer som besöker kontoret någon gång under arbetsdagen kommer att blippa sitt kort. Ett annat sätt är att mäta unika uppkopplingar mot wifi-nätverk eller mot dockningsstationer. Två aspekter som alltid bör beaktas är att insamlingen av närvarodata ska ske under en längre tidsperiod. Oftast ger 2 till 3 månader ett bra underlag. Vidare behöver man alltid ta hänsyn till variation utifrån medelvärdet. En bra vägledande princip är att kontoret ska dimensioneras för en vanlig dag då många är på plats. Tänk också på att närvaromätningen kartlägger närvaron på kontoret och inte vad medarbetare gör eller på vilket sätt de använder sig av kontorets arbetsytor. För att fånga upp vad medarbetare gör på kontoret kan istället en beläggningsmätning genomföras. Man kan även genomföra en aktivitetsanalys genom en enkät, om man på ett effektivt sätt vill samla in data kring vilka aktiviteter medarbetarna utför under arbetsdagen.  

Predicerar nuvarande närvaro framtida?

Det finns olika skäl till varför medarbetare är på kontoret. En anledning kan vara att de besöker kontoret av sociala skäl då de vill umgås med kollegor. Ytterligare en anledning kan vara att arbetet ställer krav på dem att vara på plats, till exempel på grund av beroenden av andra gruppmedlemmar, aktiviteter som av olika skäl måste utföras på kontoret eller en kultur som förespråkar närvaro på arbetsplatsen. En tredje anledning kan vara att man av olika skäl inte vill eller kan arbeta hemifrån. Om dessa skäl inte förändras i och med kontorsförändringen så finns det ingen anledning att tro att närvaron på kontoret efter förändringen kommer förändras nämnvärt. I så fall kan närvarodata från nuläget ge ett bra underlag till hur välbesökt kontoret kommer vara även om man ändrar arbetssätt.

Om man å andra sidan tänker sig att villkoren kring arbetet förändras på så vis att medarbetare i mer eller mindre utsträckning kan förvänta sig att vara på plats, utgör data från nuvärde också en bra bas att resonera runt när det gäller hur närvaron kan tänkas bli efter förändringen.

Ett exempel är att om man skapar en diversifierad arbetsplats som stöttar medarbetarnas aktiviteter bättre, kanske medarbetarna i större utsträckning besöker kontoret. På många arbetsplatser känner många att de inte kan eller vill utföra koncentrationskrävande arbetsuppgifter på grund av konstanta störningar. Förbättras dessa förutsättningar, kan närvaron alltså öka.

Om man å andra sidan skapar ett kontor för framförallt möten kan man  förvänta sig att närvaron på kontoret kommer minska om man samtidigt inte skapar bra ytor för individuella arbetsuppgifter. Oavsett vilket, ger en god insyn i hur närvaron ser ut idag ett bra underlag att utgå ifrån när man dimensionerar kontoret för morgondagen.

Vidare läsning

Om du är intresserad av att fördjupa dig i dimensionering, kan du läsa mer här. En annan relevant artikel är den om beläggningsmätning. Dessa områden går vi även igenom under våra utbildningar till arbetsplatsstrateg. Läs mer om utbildningen här.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.