Clean desk policy

Clean desk policy är den riktlinje som implementeras på ett flexibelt kontor, såsom ett aktivitetsbaserat eller agilt kontor, för att tillgängliggöra arbetsytor (framförallt skrivbordsytor i öppna miljöer) för kollegor efter en viss tid. Till exempel flyttar medarbetare på ett aktivitetsbaserat kontor oftare mellan olika ytor – från skrivbord i öppna ytor till samarbetsrum, från projektytor till tysta fokusytor osv. Om medarbetare förflyttar sig från en skrivbordsyta till ett projektrum och inte rensar skrivbordet, upptar hen flera arbetsytor. Under en kortare tid brukar detta anses okej, men om medarbetarna inte rensar när de planerar att vara borta från platser en längre period minskar tillgängligheten på arbetsytor, vilket ger känslan av att det råder brist på platser samtidigt som ytor står tomma. En clean desk policy ämnar alltså öka tillgängligheten av arbetsytor. Skillnaden när det kommer till hur lång frånvarotid policyn accepterar kan skilja sig från kontor till kontor.

Olika regler ger olika resultat

En del verksamheter som implementerar ett aktivitetsbaserat arbetssätt har en strikt clean desk policy, där medarbetare endast får ockupera en skrivbordsplats om de är borta mindre än 30 minuter. Planerar de att vara borta längre behöver de rensa skrivbordet och göra det tillgängligt för andra. Andra verksamheter är mer tillåtande och har en praxis på 2 timmar till upp emot en heldag. Det vanligaste är dock någonstans mittemellan; att ha en clean desk policy på runt en timme gör det möjligt för medarbetare att till exempel gå på ett möte utan att rensa skrivbordet om man vill komma tillbaka till samma plats efter mötet.

Men vad blir konsekvensen i praktiken vid tillämpning av en strikt respektive generös policy? En strikt clean desk policy medför att fler skrivbordsytor är tillgängliga vid varje givet tillfälle, medan en mer generös policy på mer än en timme innebär att medarbetare i praktiken kan uppta ett skrivbord över hela dagen även om hen endast sitter vid skrivbordet under kortare perioder. En mer generös clean desk policy medför därför att kontoret behöver utrustas med fler skrivbordsplatser för att det ska finnas tillräckligt med lediga skrivbord när medarbetare behöver det. En generös policy behöver för den sakens skull inte vara felaktig – exempelvis kan vissa delar av en verksamhet ha svårare att rensa skrivbordet. Men det är viktigt att ha i åtanke vilken clean desk policy som ska tillämpas när man beräknar antalet skrivbord som ska finnas på arbetsplatsen.

Dimensionera

Att veta vilken clean desk policy en verksamhet har, eller har intentionen att ha på framtida kontor, är väsentligt för att kunna dimensionera kontoret på rätt sätt. Om företaget tillåter medarbetare att ockupera flera ytor samtidigt under längre perioder, men kontoret är dimensionerat utifrån en mer strikt policy, kommer kontoret upplevas vara underdimensionerat. Detta kan få konsekvenser i form av upplevd trängsel och svårigheter att hitta adekvata arbetsytor. I förlängningen riskerar en företagskultur skapas där medarbetare börjar komma tidigt till kontoret för att säkra ett skrivbord, eller hamstra på platser under dagen, vilket skapar ännu mer trängsel. Att få uppslutning bakom den clean desk policy som kontoret är dimensionerat för är därför viktigt för att säkerställa tillgängligheten av ytor på arbetsplatsen.

Fördjupa dig

Läs mer om dimensionering och de beståndsdelar som med fördel ska beaktas för att dimensionera ett kontor på ett korrekt sätt här. Är du intresserad av att lära dig mer om arbetsplatsstrategi och vad man behöver ha i åtanke för att lyckas med en sådan? På WeOffice utbildar vi arbetsplatsstrateger och utrustar dem med de verktyg som behövs för att lyckas med en arbetsplatsstrategisk utformning. Läs mer om den certifierande utbildningen här.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.

Babapor B. The quest for the room of Requirement. Göteborg: Chalmers university of technology; 2019.

Hoendervanger JG, De Been I, Van Yperen NW, Mobach MP Albers CJ. Flexibility in use: Switching behaviour and satisfactionin activity­based work environments. Journal of Corporate Real Estate. 2016;18(1):48–62.