Sv 
En 
Dela
Blog
Av Dr. Aram Seddigh ·
Det är vanligt att förändringar till ett nytt arbetssätt drivs av en önskan om ökat samarbete inom verksamheten. Ledning och högre chefer bedömer att samverkan mellan olika enheter kan gynna organisationen, genom till exempel förkortade ledtider och minskad tid till formella möten. Genom ett flexibelt arbetssätt ämnar man öka beröringspunkterna mellan organisationens olika delar och förbättra förutsättningarna för befintliga samarbeten. Detta kan i sin tur leda till kreativitet och oväntade initiativ med positiva följder. Men vad behöver man egentligen tänka på för att förbättra samarbetet genom ett flexibelt arbetssätt, till exempel i ett aktivitetsbaserat kontor?
Vilka ska samarbeta och varför?
I en organisation där kulturen uppmuntrar till att alla ska lära känna alla, för att utbyta erfarenheter och lärdomar, kan den flexibla lösningen bli ett smörjmedel för ökat samarbete. Men flexibilitet när det gäller hur man använder lokalen är i sig inte en effektiv katalysator för samarbete om det inte finns ett konkret mål för vilka som ska samarbeta och varför. Även om man inom en organisation generellt vill öka samarbetet mellan organisationens olika delar, är vissa samarbeten mer viktiga än andra. Exempelvis kan det vara gynnsamt om säljavdelningen samarbetar mer med eftermarknad och produktutveckling, eller om chefernas dialoger med HR ökar. Däremot behöver ökad kontakt mellan en avdelning för infrastruktur och en juristavdelning inte leda till några positiva effekter för verksamheten. Eller gör den det? Genom att tydliggöra vilka avdelningar eller funktioner som skulle behöva bli bättre på att samarbeta kan konkreta processer skapas, som får bättre förutsättningar att genomföras i ett flexibelt kontor.
Viktigt att inomgruppssamarbeten får fortgå
Det kan ibland vara svårt för medarbetare att förstå på vilket sätt den flexibla miljön ökar samarbetet, då distansen till deras egen enhet kan minska, utan att ett tydligt mål kommunicerats när det gäller vad närheten till andra utanför gruppen ska medföra. Forskning visar de facto också att flexibla lösningar kan leda till att det viktiga inomgruppssamarbetet går på en nit, vilket kan medföra negativa konsekvenser. Anledningen är att de flesta enheter har mest samverkan internt inom gruppen, något som är både önskvärt och viktigt. Även om ambitionen är att öka samarbetet mellan olika grupper, är det således viktigt att samarbetet inom gruppen inte slås ut eller får påtagligt sämre förutsättningar.
Verktyg för att underlätta samarbete
För att underlätta samarbete är det viktigt att planera kontorsmiljön så att avdelningar och grupper som behöver samarbeta naturligt hamnar nära varandra när de är på kontoret. Var även uppmärksam på på vilket sätt grupperna behöver samarbeta, så att adekvata miljöer kan skapas för att ge rätt stöd och tillgodose existerande behov. Vidare kan en viktig åtgärd bli att träna medarbetare i digitala verkyg som underlättar samarbete mellan olika grupper, och som dessutom innebär minskat pappersberoende.
Andra aspekter som är viktigt att ta i beaktande för att skapa ett kontor som underlättar samarberbete är:
- Hemvister – vad är det? Hur kan en hemvist utformas och för vilka?
- Tillgodoseende av avskildhetsbehov för att underlätta samarbete.
- Utformning av överenskommelser utifrån beteenden, inte ljudnivå.
Fördjupning
Underlätta samarbete ingår i de fem forskningsbaserade principer inom Workplace Adequacy™ Principles (Ramverket för arbetsplatsutveckling) som WeOffice använder sig av för att ta fram verksamhetsanpassade arbetsplatsstrategier. Mer om dessa principer finns att läsa här.
Referenser
Relaterade definitioner
Definitioner som sätter samarbete i ett tydligare arbetsplatsstrategiskt sammanhang
Artikeln blir starkare när samarbete kopplas till hybridkontor, arbetsplatsstrategi och hur arbetsplatsens kvalitet faktiskt bedöms.
Vill du se hur samarbete på arbetsplatsen hänger ihop med strategi och metodik?
Varför samarbete misslyckas när arbetsplatsstrategin börjar i ytetiketter
Många organisationer beskriver samarbete som en fråga om rumslig stil. Ska kontoret vara öppnare? Behöver team fler projektrum? Ska människor sitta närmare varandra? De frågorna kan vara relevanta, men de är nedströmsfrågor.
Den uppströmsfråga som betyder mer är en annan: vilka former av samarbete är organisationen faktiskt beroende av? Det kan handla om snabb teamkoordinering, längre gemensamma arbetspass, hybrida möten, konfidentiell problemlösning, tvärfunktionella överlämningar eller informell tillgång till expertis. Om de behoven inte klargörs först blir ytbeslut snabbt symboliska i stället för strategiska.
Det är därför arbetsplatsstrategi inte bör behandla samarbete som en stämning eller designambition. Samarbete behöver behandlas som ett stödvillkor som kräver tydligare kriterier.
Vad samarbetsstöd faktiskt betyder i arbetsplatsstrategi
I arbetsplatsstrategi betyder samarbetsstöd mer än att ge människor platser att mötas på. Det betyder att göra det lättare för team att koordinera, dela information, lösa problem tillsammans och röra sig mellan gemensamt arbete och individuellt arbete utan onödig belastning.
Det kräver ofta en kombination av villkor snarare än en enda lösning. Team kan behöva närliggande touch-down-ytor för snabb avstämning, avskilda rum för fokuserat gemensamt arbete, robust hybrid mötesteknik, synligt projektstöd och tillräcklig akustisk separation för att samarbete inte samtidigt ska försämra koncentrationen för alla andra.
Det är också därför samarbete bör analyseras tillsammans med fokus, användbarhet och stödytor. En arbetsplats som på pappret är samarbetsvänlig men svår att orientera sig i, svår att boka eller svår att växla inom stödjer inte samarbete särskilt väl i praktiken.
Var samarbetsfriktionen oftast uppstår
Friktion i samarbete kommer ofta från små men återkommande hinder i vardagen. Människor hittar inte ett lämpligt rum snabbt nog. Hybridmöten fungerar opålitligt. Team saknar ytor där flera personer kan arbeta tillsammans utan att störa andra. Förvaring, skärmar och eluttag är inkonsekventa. Projektgrupper är utspridda i kontoret utan tydlig logik.
Ingen av de frågorna låter dramatisk i sig, men tillsammans formar de den verkliga samarbetsupplevelsen. Därför bör samarbetsstöd bedömas operativt snarare än retoriskt. Om koordinering kräver för mycket ansträngning kommer människor att skjuta upp den, minska den eller ersätta den med mindre effektiva nödlösningar.
Det är här en starkare arbetsplatsstrategi skapar värde. Den identifierar var samarbetet faller sönder i praktiken och översätter det till bättre arbetsplatskriterier i stället för vaga uppmaningar om mer interaktion.
