Aktivitetsbaserade kontor och arbetssätt

I samband med förändrade lokalbehov eller att hyreskontrakt löper ut, tar fler och fler organisationer fram arbetsplatsstrategier som ska ge vägledning i hur arbetsmiljön i sin helhet ska fungera. Då är frågan om arbetssätt väldigt viktigt. Ett arbetssätt som idag tillämpas, eller i alla fall övervägs i sådana sammanhang, är ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Men vad innebär egentligen ett aktivitetsbaserat arbetssätt och hur kan det tillämpas i en kontorsmiljö?

Var aktivitet på sin plats

Grundidén för aktivitetsbaserade arbetssätt är att eftersom arbete utgörs av en rad olika aktiviteter, utförs varje aktivitet bäst på ställen utsedda för just den. Kontoret ska alltså tillgodose alla behov som är relaterade till arbetet – behov av fokus, interaktion och gemenskap. Beroende på arbetets krav, individens preferens eller dagsform kan medarbetaren själv bestämma var hen ska utföra sina arbetsuppgifter.

Olika ytor

Aktivitetsbaserade kontor erbjuder medarbetarna en rad olika typer av ytor. I workshopen Min dag på jobbet som arbetsplatsstrateger använder för att identifiera medarbetarnas preferenser för olika ytor, kan deltagarna välja mellan 25 olika slags ytor för olika typer av aktiviteter. Om du är intresserad av vad workshopen innebär kan du ta kontakt med oss.

 Några exempel på ytor är:

• ”Bibliotek” – en plats där flera kan arbeta utan att bli störda

• Informella mötesplatser – där medarbetare kan mötas för snabba avstämningar

• Arbetsrum för en person – kan användas när en medarbetare inte vill bli störd, jobbar med känsligt material eller för digitala möten

• Sammarbetsrum för två eller tre – kan nyttjas då flera behöver arbeta tätt ihop

• Projektrum – ytor som kan användas tillfälligt eller under en längre period av en grupp

Diversifiering

När ett kontor innehåller lämpliga ytor för verksamheten, är kontoret rätt diversifierat. Diversifiering är viktigt för att skapa arbetsplatser som underlättar goda vanor. För att kunna diversifiera rätt, och på ett bra sätt, behöver man förstå vilka organisationens och medarbetarnas behov är för att få arbetet gjort. Det gör man bl.a. genom att kartlägga aktivitetsmönster.

Analys av aktiviteter och fysisk miljö

Aktivitetsbaserade kontor ska planeras för det antal medarbetare som är på plats på kontoret, och ska planeras på ett sätt så att det finns rätt typ och rätt antal arbetsytor utifrån behov, även under ”normala” toppar. Vid framtagningen av en arbetsplatsstrategi för ett aktivitetsbaserat arbetssätt görs en fysisk miljöanalys tillsammans med en aktivitetsanalys. Dessa analyser leder fram till ett funktionsprogram för arbetsplatsen som bl.a. innehåller olika typer av skrivbordsytor, samarbetsytor, kreativa ytor, informella och formella mötesplatser.

Mer om dessa verktyg och om hur man kan jobba aktivt med att ta fram arbetsplatsstrategi finns att läsa här.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.