Fysisk miljöanalys

När en verksamhet behöver flytta eller bygga om sitt kontor och exempelvis implementerar ett aktivitetsbaserat eller hybrid arbetssätt, kan en fysisk miljöanalys ge ett viktigt underlag till det framtida kontorets utformning. En fysisk miljöanalys fungerar som ett stöd för att säkerställa utformningen av en arbetsplatsstrategi som är lämplig för verksamheten, och för att säkerställa att ett kontor blir rätt diversifierat. Dessutom underlättar den förändringsprocessen då den bjuder in till delaktighet. Tillsammans med närvaromätningar, beläggningsmätningar och aktivitetsanalyser som ger underlag till kontorets dimensionering, får arbetsplatsstrategen genom den fysiska miljöanalysen ett bra underlag för hur kontoret ska planeras. Men exakt hur den utförs kan variera något.

Min dag på jobbet

På WeOffice utgörs den fysiska miljöanalysen av workshoppen Min dag på jobbet där medarbetare ombeds uppge sina preferenser gällande arbetsytor. 25 olika ytor presenteras tillsammans med en genomgång av de olika aktiviteter som utförs under en vanlig dag på jobbet. Ytorna besår av olika typer av samarbetsrum, mötesrum, individuella arbetsytor, tysta rum, projektytor osv, och varje workshopdeltagare får möjligheten att ange upp till tre olika ytor som de föredrar mest när det gäller att utföra respektive aktivitet – vare sig det handlar om individuellt arbete, samarbeten, möten eller återhämtning. För att verkligen ge medarbetarna möjlighet att lyfta fram sina preferenser kan samma yta väljas för olika aktiviteter. Resultatet analyseras därefter och ger ett gott underlag till att förstå medarbetarnas preferenser för olika typer av ytor att nyttja för olika typer av aktiviteter.

Görs tillsammans med en aktivitetsanalys

Min dag på jobbet utgör ett bra underlag för den fysiska miljöanalysen och underlättar diversifieringen av det framtida kontoret. Resultatet kan  analyseras tillsammans med en aktivitetsanalys, vars mål är att konkretisera hur mycket tid medarbetarna lägger på olika typer av aktiviteter. Att ta fram ett genomtänkt förslag på diversifiering är en flerstegsraket, och den fysiska miljöanalysen används ofta tillsammans med andra typer av underlag såsom workshop med ledningsgrupp eller styrgrupp, samt underlag från fokusgruppsintervjuer av chefer.

Vidare läsning

Den fysiska miljöanalysen är en viktig komponent i det arbetsplatsstrategiska utformningen och ger ett bra underlag till densamma när det kommer till att diversifiera kontoret. Diversifiering ingår i de fem forskningsbaserade principer inom Workplace Adequacy™ Framework (Ramverket för arbetsplatsutveckling) som används för att ta fram verksamhetsanpassade arbetsplatsstrategier. Mer om dessa principer finns att läsa här.