Förändring på olika nivåer

Skapa delaktighet är en princip som ingår i Workplace Adequacy^TM Framework och som är en särskild viktig faktor att ha i åtanke då en verksamhet ska övergå till nya arbetssätt, såsom flexibla och hybrida. För att förstå på vilket sätt förändringen påverkar organisationen är det viktigt att ha i åtanke att omställningen har olika inverkan på verksamhetens olika delar.  

Från organisation till individ

En förändring kan beröra olika nivåer inom en organisation. Den högsta nivån är organisationen i sin helhet, följt av gruppen eller arbetsenheten. Lägsta nivån är individen. Dessa nivåer är hierarkiska och en förändring i en högre nivå påverkar den lägre nivån- det vill säga en förändring som påverkar gruppen innebär också att individen påverkas. På samma sätt påverkas alla grupper och individer när en förändring påverkar organisationen i sin helhet. Vilken nivå förändringen sker på påverkar vilka insatser som behöver implementeras. Insatser på individnivå (såsom utbildning) när endast individer inom en eller flera grupper berörs, insatser på gruppnivå (såsom team ­building), ledarskaps-­ och samarbetsövningar när enheter berörs, samt arbete med vision, mål, strategier, kultur och organisatoriska strukturer när organisationen i sin helhet berörs.

Ta hänsyn till nuläget

En förändring av arbetssätt kan beröra olika nivåer i olika organisationer beroende på organisationens nuläge. En organisation som vill förflytta sig från fast till flexibelt arbetssätt, och där man redan digitaliserat sina processer, skapat incitament för samarbete över enhetsgränserna och där medarbetarna har tränat på att leda sig själva i arbetet och cheferna att leda andra utifrån mål, har en kortare resa till det nya arbetssättet. I det fallet behöver medarbetarna förstå och träna på att använda kontoret utifrån sina aktiviteter, och gruppen behöver finna strukturer för att bibehålla sammanhållningen. En organisation som är i ett tidigare skede behöver även jobba med riktlinjer och med sin övergripande struktur, samt med att stötta cheferna när det gäller nytt ledarskap. Frånvaron av dessa strukturer försvårar för medarbetarna att skapa sig en rättvisande bild av hur det nya arbetssättet kommer att påverka dem och vilka möjligheter det kan komma att ge dem. Förändringsledningsinsatser blir härmed viktiga då de behövs för att skapa förståelse och förbereda medarbetarna och organisationen för det nya arbetssättet.

Fördjupa dig

Vill du veta mer om på vilket sätt du kan skapa delaktighet i förändringsarbetet och vilka faktorer som är viktiga att ha i åtanke? Läs mer om vikten av medventenhet om förändringens omfattning, hur du kan förstå och hantera motstånd, vilken reaktion individen kan ha på förändring och hur du undviker skendelaktighet. Här kan du även läsa mer om de andra principer som ingår i Workplace Adequacy^TM Framework som arbetsplatsstrateger använder sig av.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.