Underlätta samarbete

Det är vanligt att förändringar till ett nytt arbetssätt drivs av en önskan om ökat samarbete inom verksamheten. Ledning och högre chefer bedömer att samverkan mellan olika enheter kan gynna organisationen, genom till exempel förkortade ledtider och minskad tid till formella möten. Genom ett flexibelt arbetssätt ämnar man öka beröringspunkterna mellan organisationens olika delar och förbättra förutsättningarna för befintliga samarbeten. Detta kan i sin tur leda till kreativitet och oväntade initiativ med positiva följder. Men vad behöver man egentligen tänka på för att förbättra samarbetet genom ett flexibelt arbetssätt, till exempel i ett aktivitetsbaserat kontor?

Vilka ska samarbeta och varför?

I en organisation där kulturen uppmuntrar till att alla ska lära känna alla, för att utbyta erfarenheter och lärdomar, kan den flexibla lösningen bli ett smörjmedel för ökat samarbete. Men flexibilitet när det gäller hur man använder lokalen är i sig inte en effektiv katalysator för samarbete om det inte finns ett konkret mål för vilka som ska samarbeta och varför. Även om man inom en organisation generellt vill öka samarbetet mellan organisationens olika delar, är vissa samarbeten mer viktiga än andra. Exempelvis kan det vara gynnsamt om säljavdelningen samarbetar mer med eftermarknad och produktutveckling, eller om chefernas dialoger med HR ökar. Däremot behöver ökad kontakt mellan en avdelning för infrastruktur och en juristavdelning inte leda till några positiva effekter för verksamheten. Eller gör den det? Genom att tydliggöra vilka avdelningar eller funktioner som skulle behöva bli bättre på att samarbeta kan konkreta processer skapas, som får bättre förutsättningar att genomföras i ett flexibelt kontor.

Viktigt att inomgruppssamarbeten får fortgå

Det kan ibland vara svårt för medarbetare att förstå på vilket sätt den flexibla miljön ökar samarbetet, då distansen till deras egen enhet kan minska, utan att ett tydligt mål kommunicerats när det gäller vad närheten till andra utanför gruppen ska medföra. Forskning visar de facto också att flexibla lösningar kan leda till att det viktiga inomgruppssamarbetet går på en nit, vilket kan medföra negativa konsekvenser. Anledningen är att de flesta enheter har mest samverkan internt inom gruppen, något som är både önskvärt och viktigt.  Även om ambitionen är att öka samarbetet mellan olika grupper, är det således viktigt att samarbetet inom gruppen inte slås ut eller får påtagligt sämre förutsättningar. 

Verktyg för att underlätta samarbete

För att underlätta samarbete är det viktigt att planera kontorsmiljön så att avdelningar och grupper som behöver samarbeta naturligt hamnar nära varandra när de är på kontoret. Var även uppmärksam på på vilket sätt grupperna behöver samarbeta, så att adekvata miljöer kan skapas för att ge rätt stöd och tillgodose existerande behov. Vidare kan en viktig åtgärd bli att träna medarbetare i digitala verkyg som underlättar samarbete mellan olika grupper, och som dessutom innebär minskat pappersberoende.

Andra aspekter som är viktigt att ta i beaktande för att skapa ett kontor som underlättar samarberbete är:

1. Hemvister – vad är det? Hur kan en hemvist utformas och för vilka?
2. Tillgodoseende av avskildhetsbehov för att underlätta samarbete.
3. Utformning av överenskommelser utifrån beteenden, inte ljudnivå.

Fördjupning

Underlätta samarbete ingår i de fem forskningsbaserade principer inom Workplace Adequacy™ Principles (Ramverket för arbetsplatsutveckling) som WeOffice använder sig av för att ta fram verksamhetsanpassade arbetsplatsstrategier. Mer om dessa principer finns att läsa här.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.

Millward LJ, Haslam SA, Postmes T. Putting Employees in Their Place: The Impact of Hot Desk­ ing on Organizational and Team Identification. Organization Science. 2007;18(4):547–59.

Slunga­Järvholm L, Pettersson­Strömbäck A, Bodin Danielson C, Nordin M, Öhrn M, Harder M, et al. Arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produtivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö – en kontrollerad studie i Örnsköldsvik kommun. Yrkes­ och miljömedicin vid institutionen för Folkhälsa och klinisk medicin; 2018. Report No.: ISSN 1654–7314.