Ökad användbarhet

Ökad användbarhet är en av de fem forskningsbaserade principer som ingår i Workplace Adequacy™ Framework som används för att utforma verksamhetsanpassade arbetsplatsstrategier. Principerna fungerar som ett stöd för organisationer som är i färd med att flytta till ett nytt kontor eller planera om nuvarande. De lämpar sig väl till olika typer av arbetssätt, både till aktivitetsbaserade och hybrida arbetssätt, men också mer traditionella kontor. Principen Ökad användbarhet tar fasta på det faktum att människor ofta tar genvägar och hänger sig åt det enkla, även om en större ansträngning skulle gett betydligt fler fördelar. Därför behöver det bästa valet vara det enklaste.

Människor väljer helst den enklaste vägen  

Känner du till nudging eller beteendeekonomi? Vad dessa begrepp berör är att vi människor inte alltid fattar de mest logiska – och på sikt lönsamma – besluten. Istället tenderar vi att falla för kortsiktiga belöningar, tar fysiska och mentala genvägar, gör som andra gör, samt följer gamla vanor. Dessa beteenden hänger vi oss åt även om vi med lite eftertanke hade insett att vi på sikt hade vunnit på att agera på ett annat sätt. Exempelvis kanske vi inte förflyttar oss till en tyst yta även när arbetet är krävande, eller skriver längre texter på mobilen istället för att använda datorn.

Två tankesystem

Varför gör vi så? I sin bok Tänka, snabbt och långsamt lyfter Nobelpristagaren Daniel Khaneman fram två mentala processer som påverkar vår förmåga att fatta beslut – det snabba System 1 och det långsamma System 2. System 1 är ett automatiskt system, som bearbetar information med väldigt liten ansträngning, oftast utan att vi medvetet styr över det. System 2, å andra sidan, kliver in vid aktiviteter som är intellektuellt ansträngande och kräver aktiva och medvetna val. När System 2 arbetar är vi fokuserade på uppgiften vi har framför oss och upplever att vi har kontroll. Men System 2 är också bekvämt. Samtidigt som det ständigt kontrollerar det mer okritiska tillvägagångssättet som System 1 använder sig av och kan kliva in när det faller för tankefel eller styr beteendet åt ett mindre önskvärt håll, kännetecknas det av viss lättja och vill helst vila. När saker och ting flyter på, godtar System 2 därmed oftast det andra systemets uppfattning av vad som händer och dess förslag på insatser. Vidare är System 2 känsligt och har lättare att ge upp vid trötthet eller när det varit belastat under en längre tid. Att använda System 2 vid rutinmässiga beslut skulle vara för ineffektivt och resurskrävande, men däremot behöver vi identifiera och använda oss av det i situationer som är komplexa, kräver noggrannhet eller som är mentalt mödosamma.

Anpassa arbetsmiljön efter önskat beteende

De här processerna har en inverkan på hur vi bör utforma en arbetsplatsstrategi. För att skapa en bra arbetsmiljö behöver vi utforma miljön – den fysiska, organisatoriska och den digitala – så att den inte gör anspråk på det känsliga System 2. System 2 ska vara redo för att hänge sig åt att lösa problem som är relaterade till den uppgift individen har framför sig. För att underlätta för hjärnan behöver vi därmed göra två saker:

• Göra det enkelt för individen att välja en miljö som passar aktiviteten och
• Skapa förutsättningar som gör att det rätta valet blir det enklaste valet.

Tanken med att skapa ytor för olika aktiviteter syftar just till att skapa miljöer som är adekvat utformade och som har en dragningskraft beroende på vad medarbetaren ska genomföra för aktivitet. Men vill man främja platsbyte utifrån behov så räcker det inte att ytorna finns på kontoret. Man behöver designa valarkitekturen så att besluts­processen förenklas och så att hinder för önskade beteenden tas bort. En så kallad nudge är när man med olika knep försöker underlätta för individen att agera i en tilltänkt riktning. Exempelvis, människor gör mindre fel och arbetar effektivare med krävande uppgifter när det är tyst omkring dem, så hur kan kontoret skapas för att individen ska förflytta sig när hen behöver fokusera? Interaktion och möten är ofta eftertraktade mål vid förändring till ett nytt arbetssätt, så hur skapar vi ytor som individer söker sig till när de behöver samarbeta?

Fyra aspekter som är särskilt fördelaktiga att implementera i arbetet med beteendefokuserade lösningar är:

• 30-sekundersregeln – ytor som är för långt bort eller som av någon anledning upplevs otillgängliga är ytor som inte finns i medarbetarens repertoar

• Sömlös inkoppling – det ska inte finnas några hinder för att enkelt och snabbt koppla upp sig till olika arbetsytor

• Nudge – små åtgärder som ökar upplevelsen av närhet till och överblick över kontorets olika arbetsytor, eller som gör det enkelt att lösa eventuella problem, och som underlättar goda vanor

• Sociala normer – fullförande av överenskommelser och säkerställande av att dessa fyller sin funktion

Vidare läsning

Ökad användbarhet-principen implementeras med de andra fyra principerna i Workplace Adequacy™ Framework som en del i en verksamhetsanpassad arbetsplatsstrategi. Vill du fördjupa dig i de andra fyra principerna kan du göra det här.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.

Kahneman D. Thinking, Fast and Slow: Volante; 2013.