Kopplingen mellan avskildhet och samarbete

I tidigare artiklar har vi gått igenom Underlätta samarbete som är en av de fem forskningsbaserade principer inom Workplace Adequacy™ Framework som WeOffice använder sig av vid utformningen av verksamhetsanpassade arbetsplatsstrategier. När en verksamhet ska flytta till ett nytt kontor eller bygga om det befintliga kontoret, finns just ökade samarbetsmöjligheter ofta med som ett uttalat behov som den nya kontorsutformningen bör tillgodose. Det finns flera aspekter som är särskilt viktiga att ha i åtanke när man utformar ett kontor på et sådant vis att samarbetet mellan olika grupper underlättas, bl.a. har konceptet hemvist behandlats som en av dessa. Det räcker dock inte att en grupp har en specifik utgångspunkt för att samarbetet ska underlättas, man bör även adressera vilka typer av behov olika grupper har för att kunna dra nytta av hemvisten.

Olika grupper har olika behov

Aktivitetsprofilen mellan olika enheter kan skilja sig från varandra beroende på vilka uppgifter medarbetarna behöver lösa. Om man ämnar öka samarbetet mellan olika grupper genom en gemensam hemvist, bör man ta hänsyn till aktivitetsprofilerna så att grupper med liknande profiler hamnar nära varandra. Exempelvis kan en hemvist för projektledare skilja sig mycket från en hemvist för ekonomer, som i sin tur kan skilja sig mycket från en hemvist för jurister.

Projektledare kan vilja använda informella projektytor med visualiseringsytor och samtidigt ha skrivbord nära dessa ytor. Ekonomer kan ha nytta av snabbt informationsutbyte och informella avstämningar, vilket gör att hemvisten kan ha en öppnare och mer interaktiv utformning, jämfört med den för en juristavdelning som kan vara i behov av mer avskildhet. På samma sätt kan även behovet av överenskommelser i hemvisterna skilja sig mellan grupperna då deras aktivitetsmönster skiljer sig från varandra. Vissa grupper kan behöva ta samtal och möten i sina hemvister medan det för andra grupper skulle innebära stora störningsmoment.

Hur ska man tänka när gruppers olika behov står emot varandra? Å ena sidan kan verksamheten vinna på att grupper med olika arbetsmönster interagerar, överhör information och hänger sig åt informella möten i hemvisten. Å andra   sidan kan deras olika arbetsmönster ställa motstridiga krav på hemvistens utformning och överenskommelser.

Behovet av avskildhet måste vara uppfyllt

Om det är svårt att få en överblick över vilka behov som ska ha prioritet är det en god idé att utgå från regeln att behovet av avskildhet behöver vara tillgodosett innan individen kan vara tillgänglig för andra. Anledningen är att om individen har behov av att utföra arbetsuppgifter, men ständigt blir avbruten eller störd, kommer hen att hänge sig åt olika strategier för att få sina individuella arbetsuppgifter genomförda. Några beteendestrategier kan vara att avskärma sig auditivt med hörlurar eller dylikt, förflytta sig bort från den stökiga hemvisten eller att arbeta från andra ställen än kontoret. Dessa strategier medför att individen blir otillgänglig för andra. Stannar hen kvar i hemvisten kommer hjärnan att kognitivt försöka bibehålla uppmärksamheten på den uppgift hen har framför sig. Lyckas detta tar man inte del av information utifrån, misslyckas det däremot kommer individen att bli störd. Att tillämpa kognitiva strategier för att bibehålla fokus är krävande och det finns en risk att medarbetaren utför uppgiften betydligt långsammare än vad hen kunnat göra under tysta förhållanden, eller att hen gör fler fel och behöver lägga ner tid på att  korrigera arbetet senare. Slutligen har personer som är trötta, stressade eller utmattade svårare att tillämpa sådana strategier.

Oavsett vilken strategi medarbetaren väljer att tillämpa, om hemvisten i normala fall inte uppfyller dennes behov av avskildhet, blir resultatet att hen ofta är otillgänglig för det önskade interaktioner som är syftet med en samplacering. Om medarbetarens behov av avskildhet vanligtvis är tillgodosett däremot, kan hen göra sig mer tillgänglig för interaktioner och delta  i snabba informationsutbyten när behovet uppstår.

Olika hemvister och digitala lösningar

Individernas behov av avskildhet varierar beroende på vilken typ av arbetsuppgift de har att lösa. Vissa grupper har ett större behov av avskildhet för att genomföra merparten av sina arbetsuppgifter, medan andra grupper i större grad behöver interagera för att genomföra merparten av sina arbetsuppgifter. När två grupper med motstridiga behov behöver samarbeta, bör dessa grupper placeras i olika hemvister, annars finns en risk att deras motstridiga behov av villkor i hemvisten kan hämma samarbetet. För att fysiskt möjliggöra samarbete kan man dels placera de olika hemvisterna nära varandra, och dels skapa samarbetsytor i anslutning till hemvisterna som bjuder in till samarbete mellan berörda grupper. Vidare bör även digitala och organisatoriska strategier tillämpas för att ytterligare utöka interaktionen mellan grupperna.

När grupperna är indelade i sina respektive hemvister är det dags att fastställa  överenskommelser om vilka beteenden som accepteras i hemvisten och vilka beteenden som bör utföras på andra ställen. Syftet är att skapa hemvister som blir en dragkraft för medarbetarna och där de kan utföra merparten av sina individuella arbetsuppgifter.

Fördjupa dig

Läs mer om hemvist och vikten av att underlätta samarbete i de länkade sidorna. Vill du veta mer om de andra principerna som ingår i Workplace Adequacy™ Framework? Här kan du fördjupa dig i dem.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.