Hemvist

Underlätta samarbete är en av de fem forskningsbaserade principer som ingår i Workplace Adequacy™ Framework, för att stödja verksamheter i skapandet av verksamhetsanpassade arbetsplatsstrategier. Detta kan exempelvis ske vid övergången till aktivitetsbaserat eller hybrida arbetssätt. I denna artikel fokuserar vi på begreppet hemvist, som en del av principen Underlätta samarbete. Nedan går vi igenom vad en hemvist är, när det kan tillföra ett värde och vad man behöver tänka på när de skapas.

Vad är en hemvist?

En hemvist är en yta på kontoret som en enhet eller grupp har som utgångspunkt. Den kan vara ett naturligt sätt att underlätta kontakt mellan grupper som har eller bör ha mer interaktion när de är på plats på kontoret. Det kan röra sig om en yta där medarbetarna har sina skåp, en informationsplats eller en yta som består av olika typer av arbetsplatser.

Förvaring eller informationsplats

För grupper där medarbetarna jobbar distribuerat, det vill säga väldigt brett inom organisationen, eller där arbetet framförallt är individuellt präglat utan något större behov av samarbete med någon specifik grupp, kan hemvist i form av skåp, alternativt informationsplats, fungera väl. Medarbetarna kan ses vid skåpen vid början av dagen, prata ihop sig om behov av stöd och utbyta information, för att därefter förflytta sig till ytor de önskar arbeta ifrån. Ibland väljs denna typ av hemvist även om behovet av samarbete inom vissa avdelningar eller grupper är stort. Detta kan bland annat bero på att kontoret har en layout som hindrar placering av tillräckligt många platser nära varandra. I dessa situationer behöver man i större utsträckning skapa rutiner och använda sig av tekniska hjälpmedel för att kompensera för den interaktion som annars naturligt skulle kunna skett i den avsedda hemvisten.  

Vid en sådan tillämpning av hemvist är det viktigt att skrivbordsmiljöer utformas diversifierat så att personer med olika behov kan ha tillgång till både orange och gröna hemvister som de kan använda som bas (läs mer här om hur hemvister kan delas upp utifrån olika regler). Vidare bör dessa ytor vara tydligt namngivna så att medarbetare enkelt kan kommunicera sin plats till andra. I en sådan implementering av hemvist är det viktigt att jobba med beteenden för att få till önskvärda samarbetsmönster.

Yta med olika typer av arbetsytor

En hemvist kan också bestå av en yta med olika typer av arbetsytor. En sådan lösning är lämplig när man vill möjliggöra överhörning och skapa spontana interaktioner mellan vissa grupper. Basen i dessa ytor är ofta skrivbordsytor, och i anslutning till dessa kan whiteboards, digitala skärmar och olika typer av arbetsytor som adderar värde till hemvisten placeras. Tanken med denna typ av hemvist behöver inte vara att medarbetare ständigt ska befinna sig där. Ett flexibelt arbetssätt ger alla möjligheter till att sätta sig med andra grupper vid behov, samt att avskärma sig från andra när det behövs, exempelvis vid arbetsuppgifter som kräver sekretess eller avskildhet. Men genom överenskommelser som innebär att när man är i hemvisten är man tillgänglig för andra, kan man på ett bra sätt bibehålla den relevanta interna gruppkommunikationen, interaktionen och överhörningen, även med ett flexibelt arbetssätt.

Hemvistens storlek

Det är viktigt att ha i åtanke hur många personer man planerar en hemvist för. Delar man upp organisationer i mindre grupper och skapar en hemvist per grupp, är risken stor att medarbetare inte hittar lediga skrivbord i sin hemvist samtidigt som andra hemvister har platser över. Slår man däremot samman flera grupper och skapar en större hemvist kan den lättare hantera variationer i beläggning av arbetsytor då man har en större gemensam buffert. Kort sagt, när flera grupper delar en och samma hemvist kan en grupps höga närvaro kompenseras av en annan grupps låga närvaro.

En större gemensam buffert underlättar även samarbete då individer som behöver jobba nära varandra oftare kan hitta lediga platser bredvid varandra. Samtidigt bör en hemvist inte vara större än att man kan överblicka hela hemvisten när man står i anslutning till den. Besöker man en hemvist ska man enkelt kunna se vilka andra som är på plats i hemvisten – en sådan utformning underlättar inte endast för de som jobbar i hemvisten utan även för de som fysiskt vill träffa en kollega.

Vidare läsning

Läs mer om Underlätta samarbete och övriga fem principer som ingår i Workplace Adequacy™ Framework här. Vill du lära dig mer om arbetsplatsstrategi i allmänhet? Här kan du läsa om vad begreppet innebär.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.