Artiklar

Utforma överenskommelser utifrån beteenden

En av de fem forskningsbaserade principer som finns inom Workplace Adequacy™ Framework är Underlätta samarbete. Detta ramverk används för att utforma nya kontor eller förbättra befintliga, och om man exempelvis ska tillämpa ett aktivitetsbaserat kontor och arbetssätt kommer detta väl till användning. I tidigare artiklar har vi gått igenom hur skapandet av en bas, eller hemvist, kan underlätta gruppers samarbetsförmåga, samt hur behovet av avskildhet måste tillgodoses ifall samarbetet ska kunna bli effektivt. Nedan går vi igenom ytterligare en faktor – utforma överenskommelser utifrån beteenden – som belyser vikten av att sätta upp regler som är konkreta och som lämnar lite över till tolkningar.

Överenskommelser efter behov

Överenskommelser i hemvister som innehåller arbetsytor kan variera för att matcha olika gruppers behov. För enheter där arbetsuppgifterna är av individuellt krävande karaktär kan det vara fördelaktigt med regler som minskar ljudnivån i landskapen, medan man för enheter som behöver interagera och samarbeta behöver skapa regler som inte hämmar interaktion och samarbete. Detta är särskilt viktigt för grupper som är mindre mobila. Forskning visar nämligen att personer som är mindre mobila (exempelvis på grund av pappersbundenhet) byter arbetsyta mer sällan, vilket leder till lägre produktivitet på grund av buller och avbrott. För dessa grupper blir det därmed viktigt att de förhållningsregler som råder i hemvisten möter deras mest förekommande behov. Detta ställer krav på att man kan identifiera mindre mobila grupper och skapa en miljö som passar dessa bättre.

Riktlinjer efter ljudnivå

Ett sätt att urskilja olika zoner från varandra är genom att skapa riktlinjer för ljudnivå. I zoner som är tänkta för fokusarbete strävar man efter mer tysta och interaktionsfria miljöer, samtidigt som man är mer tolerant för ljud i miljöer där interaktion och möten är tillåtna. På så sätt kan man skapa miljöer som passar olika typer av aktiviteter. Studier visar dock att det är vanligt att medarbetare inte följer de riktlinjer som tagits fram. En anledning till detta är att reglerna kan uppfattas som tvetydiga, vilket i sin tur kan bero på hur reglerna har skapats. Regler kan till exempel sättas utifrån hur högt man får prata, något som kan uppfattas som relativt – det som är högt för en person behöver inte vara högt för en annan. Däremot är regeln ”digitala möten får ej förekomma i miljön” lättare att förhålla sig till. Antingen har man ett digitalt möte eller så har man inte det.

Färgkodning

För att göra zoner mer eller mindre attraktiva, och reglerna lättare att följa, kan de olika miljöerna delas in efter färg. Nedan följer ett exempel på hur regler kan skapas. Självklart är dessa regler inte generiska utan kan behöva anpassas till verksamheten.

  • Röda zoner – ytor för individuellt arbete med fokus på avskildhet. I dessa ytor är det ej tillåtet med interaktion, samtal eller samarbete. Exempel på arbetsytor är arbetsrum (ingen interaktion med den person som satt sig där), platser i bibliotek, arbetsytor med höga skärmar i tysta storrum, eller del av landskap som är mer avskilt.
  • Orange zoner – ytor för individuellt arbete med viss acceptans för interaktion. Här är det tillåtet med spontana och korta samarbeten, dialoger eller möten men inte bokade möten eller interaktioner som överstiger 5 minuter. Digitala bokade möten är ej tillåtna i denna miljö. Dessa ytor består oftast av skrivbordsytor med olika höga avdelare.
  • Gröna zoner – ytor för individuellt tillgängligt arbete, möten och interaktioner. Både bokade och spontana möten (digitala och fysiska) är okej, oavsett längd och form. Dessa ytor fungerar även bra för individuella arbetsuppgifter där medarbetaren samtidigt kan vara tillgänglig eller inte blir störd av ljud runtomkring. I dessa ytor hittar vi skrivbordsytor, projektytor, öppna mötesytor och tillfälliga arbetsplatser som touchdown­platser.
Utforma regler utifrån beteenden. Regler utifrån ljudnivå blir lätt diffusa och relativa.

Kärnan av hemvisterna består ofta av gröna eller orange zoner beroende på gruppens/enhetens aktivitetsmönster. Inom en och samma organisation kan olika enheter ha olika behov, och därmed kan olika regler gälla i olika hemvister.  Genom att utgå från gruppens behov när man utformar hemvister, och genom att sätta grupper med liknande behov i en och samma hemvist, kan man skapa en miljö där medarbetare upplever att deras vanligaste arbetsuppgifter kan genomföras i hemvisten. I och med att man sitter med personer man har mest beröringspunkter med ökar samtidigt tillgängligheten för kollegor.

Undvik fasta platser

Antalet skrivbord i en hemvist varierar beroende på hur mycket de som ska jobba i hemvisten är på plats på kontoret och hur pass mycket skrivbordsarbete de utför. Inom hemvisten kan medarbetarna sätta sig var de vill. För att bibehålla flexibiliteten och säkerställa att hemvisten inte upplevs ha för få individuella arbetsplatser, bör man undvika att ha hemvister i hemvister, alltså att några platser inom hemvisten enbart får användas av några specifika personer eller grupper. Börjar man skapa hemvister i en hemvist sänker man möjligheten till flexibilitet då bufferten för platser minskar. Konsekvensen blir att om någon grupp vid något tillfälle är större än vad man normalt är, kan det upplevas som att det inte finns tillräckligt med plats. Samtidigt kan en annan grupp inom hemvisten ha färre personer på plats, men det känns inte naturligt att använda sig av de tomma skrivborden då de ”tillhör” en annan grupp.

Läs vidare

Läs vidare om vad om vad man bör ha i åtanke vid utformningen av ett kontor som underlättar samarbete.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.

Babapour M. From fading novelty effects to emergent appreciation of Activity­based Flexible Offices: Comparing the individual, organisational and spatial adaptations in two case organisations. Applied ergonomics. 2019;81:102877.

Greene C, Myerson J. Space for thought: designing for knowledge workers. Facilities. 2011;29(1/2):19–30.

Haynes BP, Suckley L, Nunnington N. Workplace alignment. Facilities. 2019.

Kim J, Candido C, Thomas L, de Dear R. Desk ownership in the workplace: The effect of non­territorial working on employee workplace satisfaction, perceived productivity and health. Building and Environment. 2016;103:203 –14.

Rolfö L, Eklund J, Jahncke H. Perceptions of performance and satisfaction after relocation to an activity­based office. Ergonomics. 2018;61:644–57.

Tagliaro C, Ciaramel G, editors. How to manage corporate real estate and end­users en­ gagement into Smart Workplace Change Strategies: a case study 2016.

Wohlers C, Hertel G. Choosing where to work at work – towards a theoretical model of benefits and risks of activity­based flexible offices. Ergonomics. 2017;60:467–86.

Dela:
weoffice footer bg

Kontakta oss

Skicka en förfrågan och vi kontaktar dig inom kort

    Linkedin icon Följ oss på LinkedIn