30-sekundersregeln

När en organisation önskar byta kontorsutformning, antingen i samband med flytt eller genom att designa om nuvarande kontor, behöver en mängd beslut tas för att säkerställa att kontoret skapas på ett sätt som stöttar medarbetarnas välmående och effektivitet. Lätt att göra rätt ingår som en av fem forskningsbaserade principer i Workplace Adequacy™ Framework, ett ramverk arbetsplatsstrateger kan luta sig mot vid implementeringen av en verksamhetsanpassad arbetsplatsstrategi. Ett element som med fördel kan tillämpas för att realisera denna princip är 30-sekundersregeln som vi kommer behandla nedan.

Ytor som används mest ska finnas i närheten

En arbetsmiljö behöver vara utformad så att det är lättare att hänge sig åt önskvärda beteenden än att låta bli. Detta påverkar hur den fysiska layouten utformas och vilken teknik som används. Men det är inte bara fysiska aspekter som påverkar hur mycket medarbetarna byter plats. Medarbetarnas grad av autonomi och behov av interaktion, mobilitetsprofil och beroende av andra har också betydelse.

30­-sekundersregeln ger vägledning för hur ytor kan planeras för att underlätta önskade beteenden och innebär att de ytor som medarbetarna behöver använda mest ska finnas i den omedelbara närheten, eller att det på andra sätt ska gå så fort som möjligt att komma igång, helst inte mer än 30 sekunder. Exempelvis kan arbetsrum placeras i nära anslutning till landskapen för att öka deras tillgänglighet. Ytor som individen använder minst eller som oftast används till planerade aktiviteter, som till exempel stormöten, kan placeras längre bort.

Minska ansträngning och öka överblickbarhet

Två fenomen ingår i 30-­sekundersregeln. Det första är att närhet till ytor gör att förflyttningen upplevs som mindre mödosam även om den fysiska ansträngningen att förflytta sig ytterligare 50 meter inte är nämnvärt större. Det andra fenomenet har att göra med vetskapen om att man inte anstränger sig i onödan. Exempelvis kan ett team tycka att det är besvärligt att ta sig till ett projektrum, för att sedan upptäcka att det används av andra. Lika besvärligt kan det upplevas om en medarbetare förflyttar sig till ett telefonbås för ett inkommande samtal och väl där upptäcker att båset används av andra. Flera sådana erfarenheter kan komma  att medföra att man stannar kvar i sin yta och tar samtalet eller gruppmötet där, då de önskvärda effekterna av förflyttningen upplevs inkonsekventa – ibland positiva då ytan är ledig, ibland negativa då ytan är upptagen och man förflyttat sig i onödan. Detta kan motverkas genom överblickbarhet – antingen genom att konstruera rummen så medarbetarna i zonen ser om de är tillgängliga eller ej, eller genom tekniska hjälpmedel som visar faktisk tillgänglighet.

Anpassa tillgänglighet av ytor efter behov

Skrivbordsytor är de ytor som de flesta använder som sin bas. Genom att i närheten av dessa skapa en diversifiering vad gäller små mötesrum, arbetsrum, samarbetsrum, informella mötesytor och projektytor, kan man dels skapa närhet, dels överblickbarhet. Det här är i linje med forskning som visar att mötesytor och ytor som medarbetare använder ofta bör placeras i närheten av där medarbetare vanligtvis arbetar. Ska man ha olika hemvister för olika grupper och enheter, kan man med fördel ta hänsyn till vilka typer av ytor som grupperna i sina hemvister generellt behöver. För vissa grupper kan projektytor vara att föredra, för en annan grupp kan det vara samtalsrum.

Fördjupa dig

Inom principen Lätt att göra rätt ingår även sömlös inkoppling, nudge och sociala normer som element att beakta. Fördjupa dig gärna i dessa för att få en en större förståelse för hur denna princip kan implementeras. Vill du veta mer om de andra principerna som ingår i Workplace Adequacy™ Framework? Här kan du läsa mer om dessa.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.

De Been I, Beijer M, Hollander D. How to cope with dilemmasin activity based work environments: results from user­centered research 2015.

Duffy F. The New Office. The New Office. 1997.

Ekstrand MAC, Hansen G. Make it work! Creating an integrated workplace concept. Journal of Corporate Real Estate. 2016;18:17–29.

Greene C, Myerson J. Space for thought: designing for knowledge workers. Facilities. 2011;29(1/2):19–30.

Stöllman Å, Eriksson T, Vingård E. Flytten till psykiatrins hus – arbetsmiljön i öppna arbetsplatser. Uppsala: Arbets­ och miljömedicin; 2015.